会议筹备清单：从 6 个月前到活动次日

会议筹备清单把工作拆分成若干阶段：6 个月前确定日期、场地、预算和团队；4 个月前开放征稿并开始销售赞助；2 个月前发布议程并加大推广；最后几周锁定后勤事项；活动次日向各方致谢、向赞助商汇报并结算预算。请把下面的阶段当作起点，并根据活动规模调整时间安排：小型社群聚会需要的提前期较短，有国际演讲者的多日会议则需要更长。

6 个月前：打好基础

理念与团队

明确活动的目的、受众和形式（一天、两天、分会场、工作坊）。
确定名称，并检查域名和社交媒体账号名是否可用。
确定核心团队及各自负责的事项：内容、赞助、制作、营销、志愿者、财务。
约定如何做决策，以及团队在哪里沟通（一个群聊、一个共享文件夹）。

日期与场地

查看当地日历：公共假日、学校假期、选举、当地重大活动以及你所在细分领域的其他会议。
至少考察两个场地。检查容量、会议室、网络、供电、无障碍设施、位置和交通。
询问包含哪些内容：音频、屏幕、家具、清洁、安保、餐饮独家供应。
通过书面协议预订场地，并明确取消政策。

预算

起草一份预算，包含成本明细、收入来源和应急储备。请参阅我们的会议预算模板。
确定票务定价策略（免费、付费、早鸟票、学生票）。
确定如何收款和开具发票，以及使用哪种货币。

线上形象

发布一个预热页面，写明日期、城市，并设置候补名单。
创建活动的社交媒体账号和邮箱。

5 个月前：内容与赞助商

邀请主旨演讲嘉宾。确认差旅安排以及你承担的部分。
撰写并开放征稿：主题、形式、日期、演讲者能获得什么。
准备赞助方案文档和赞助套餐。
建立目标赞助商名单并开始联系。
联系潜在的媒体合作伙伴和社群合作伙伴。
撰写行为准则。

4 个月前：造势

在社群、高校和合作伙伴渠道中推广征稿。
跟进赞助商；与有意向者安排电话沟通。
获取音视频、餐饮、印刷、摄影和视频的报价。
如果收费，开放报名或开始售票。
公布首批已确认的演讲嘉宾。
在社交媒体上启动定期的内容日历。

3 个月前：遴选与架构

关闭征稿，与评审委员会一起评审。
在承诺的日期发送录用、候补和拒稿邮件。
确认演讲者，并收集个人简介、照片和最终摘要。
为需要出行的演讲者预订机票和酒店；价格通常会随日期临近而上涨。
签署媒体合作协议，并明确交付内容。
招募志愿者并明确他们的职责。
如有需要，确定网红合作和媒体证规则。

2 个月前：议程与推广

按天和会议室发布完整议程。
在网站和活动应用中发布所有演讲者。
完成剩余的赞助商交易，并收集 Logo 和品牌规范。
确认餐饮菜单，包括特殊饮食选项。
确认音视频需求：麦克风、屏幕、录制、直播。
设计胸牌、横幅、标识牌和舞台屏幕。
规划参会者动线：签到台、标识、茶歇区、赞助商展位。
加大推广力度：演讲者专题、合作伙伴帖子、社群提醒。

1 个月前：锁定一切

留足修改时间，下达印刷订单。
以书面形式确认所有供应商，包括到场时间和联系人。
向演讲者发送他们的指南：场地、到场时间、幻灯片格式、联系人。
向赞助商发送他们的指南：展位尺寸、布置时间、供电、网络、物品送达。
向媒体合作伙伴和网红通报情况：通行证、采访机会、拍摄规则。
培训志愿者并分享活动流程表（run-of-show）。
准备应急预案：演讲者取消、断电、网络故障、户外活动遇雨。
检查你所在城市适用的许可证、保险和场地要求。

1 周前

向已注册的参会者发送提醒，附上地址、日程和需要携带的物品。
确认最终的餐饮人数。
再次确认演讲者的航班和接送时间。
在手机上测试网站、应用和议程。
准备签到台：胸牌名单、打印机、备用挂绳。
列出紧急联系人名单：场地、供应商、医疗服务、团队负责人。
准备开场幻灯片、赞助商致谢和注意事项通知。

前一天

到场地布置：舞台、屏幕、音响调试、标识、展位。
用多台设备测试网络，而不只是一台笔记本电脑。
把所有演讲者的幻灯片载入舞台电脑，并留有备份。
最后一次向团队和志愿者交代任务。
给对讲机、手机和电池充电。
好好睡一觉。

活动当天

团队提前到场；做最后一次巡场。
签到按时开放，并配备足够的人手。
舞台经理确保各场次按时进行。
一人负责演讲者，一人负责赞助商，一人负责媒体。
摄影师拍摄演讲者、赞助商展位和品牌区域。
在社交媒体上发布实时更新。
留意问题并悄悄解决。
在台上感谢赞助商、合作伙伴、演讲者和志愿者。

次日

向演讲者、赞助商、合作伙伴、媒体、网红和志愿者发送感谢信息。
趁活动记忆犹新，向参会者发送一份简短问卷。
分享照片，录像准备好后也一并分享。
收集所有报道和帖子的链接。
向供应商付款，并记录每一笔支出。

2 周后

向每位赞助商发送报告，附上照片和你能测量的数据。
用实际数字结算预算。
召开团队复盘会：哪些做得好、哪些不好、要改什么。
向重要的赞助商和合作伙伴询问下一届的意向。
如果已有下一届的日期，就公布出来，并保持候补名单开放。

使用本清单的建议

为每一项指定负责人。没有负责人的清单只是一份愿望清单。
从固定日期倒推。印刷、机票和签证都有硬性截止日期。
把它放在一个共享的地方，让整个团队都能看到进度。
根据你所在的城市调整。较小的城市供应商可能较少，要更早预订；首都则可能有更多竞争性的活动。

BuildAConf 在一处涵盖了清单中的多个事项：带候补名单的预热页面、活动网站和可安装的应用、征稿、议程，以及给赞助商和合作伙伴的提案。请访问 buildaconf.com 免费创建你的活动。

常见问题

应该提前多久开始筹备会议？

对于有几百名参会者、为期一到两天的会议，大约提前六个月是比较从容的筹备期。大型活动，或有国际演讲者和企业赞助商的活动，最好更早开始；小型社群活动可以更快筹备。

最容易被遗忘的事项是什么？

供参会者、赞助商和直播使用的网络容量和供电。布置时请用多台设备同时测试，如果直播或工作坊依赖网络，请向场地方要求提供专线。

议程应该何时发布？

一旦稳定就发布，最好在活动前约两个月。已发布的议程有助于售票，让赞助商更有信心，也方便外地参会者做安排。

活动次日应该做什么？

感谢所有参与者，发送一份简短的参会者问卷，分享照片，收集报道链接并向供应商付款。然后在两周内向赞助商汇报，并用真实数字结算预算。