کانفرنس پلاننگ چیک لسٹ: 6 ماہ پہلے سے ایونٹ کے اگلے دن تک
مرحلہ وار کانفرنس پلاننگ چیک لسٹ، چھ ماہ پہلے سے اگلے دن تک: مقام، اسپیکرز، اسپانسرز، تشہیر، پروڈکشن اور فالو اپ۔
· 7 منٹ کا مطالعہ
دیگر زبانوں میں بھی: العربية, English, Español, हिन्दी, Português, 简体中文
کانفرنس پلاننگ چیک لسٹ کام کو مراحل میں تقسیم کرتی ہے: چھ ماہ پہلے آپ تاریخ، مقام، بجٹ اور ٹیم طے کرتے ہیں؛ چار ماہ پہلے کال فار پیپرز کھولتے ہیں اور اسپانسرشپس بیچنا شروع کرتے ہیں؛ دو ماہ پہلے ایجنڈا شائع کر کے تشہیر تیز کرتے ہیں؛ آخری ہفتوں میں لاجسٹکس حتمی کرتے ہیں؛ اور اگلے دن لوگوں کا شکریہ ادا کرتے ہیں، اسپانسرز کو رپورٹ دیتے ہیں اور بجٹ بند کرتے ہیں۔ نیچے دیے گئے مراحل کو نقطۂ آغاز بنائیں اور وقت اپنے ایونٹ کے حجم کے مطابق ڈھالیں؛ چھوٹے کمیونٹی میٹ اپ کو کم وقت چاہیے، بین الاقوامی اسپیکرز والی کئی روزہ کانفرنس کو زیادہ۔
6 ماہ پہلے: بنیادیں
تصور اور ٹیم
- ایونٹ کا مقصد، آڈیئنس اور فارمیٹ طے کریں (ایک دن، دو دن، ٹریکس، ورکشاپس)۔
- نام چنیں اور دیکھیں کہ ڈومین اور سوشل ہینڈلز دستیاب ہیں۔
- بنیادی ٹیم اور ذمہ دار مقرر کریں: مواد، اسپانسرز، پروڈکشن، مارکیٹنگ، رضاکار، مالیات۔
- طے کریں کہ فیصلے کیسے ہوں گے اور ٹیم کہاں بات کرے گی (ایک گروپ چیٹ، ایک مشترکہ فولڈر)۔
تاریخ اور مقام
- مقامی کیلنڈر دیکھیں: سرکاری تعطیلات، اسکول کی چھٹیاں، انتخابات، بڑے مقامی ایونٹس اور آپ کے شعبے کی دوسری کانفرنسز۔
- کم از کم دو مقامات دیکھیں۔ گنجائش، کمرے، انٹرنیٹ، بجلی، رسائی، محلِ وقوع اور ٹرانسپورٹ جانچیں۔
- پوچھیں کہ کیا شامل ہے: آڈیو، اسکرینز، فرنیچر، صفائی، سیکیورٹی، کیٹرنگ کی اجارہ داری۔
- مقام کو تحریری معاہدے اور واضح منسوخی پالیسی کے ساتھ ریزرو کریں۔
بجٹ
- اخراجات کی مدوں، آمدنی کے ذرائع اور ہنگامی ذخیرے کے ساتھ بجٹ کا مسودہ بنائیں۔ ہمارا کانفرنس بجٹ ٹیمپلیٹ دیکھیں۔
- ٹکٹ قیمت کی حکمتِ عملی طے کریں (مفت، ادائیگی والا، ارلی برڈ، طلبہ)۔
- طے کریں کہ رقم کیسے وصول ہوگی اور انوائسز کس کرنسی میں جاری ہوں گی۔
آن لائن موجودگی
- تاریخ، شہر اور ویٹ لسٹ کے ساتھ پری لانچ صفحہ شائع کریں۔
- ایونٹ کے لیے سوشل میڈیا اکاؤنٹس اور ای میل ایڈریس بنائیں۔
5 ماہ پہلے: مواد اور اسپانسرز
- کی نوٹ اسپیکرز کو مدعو کریں۔ سفری انتظامات اور آپ کیا ادا کرتے ہیں اس کی تصدیق کریں۔
- کال فار پیپرز لکھیں اور کھولیں: موضوعات، فارمیٹس، تاریخیں، اسپیکرز کو کیا ملتا ہے۔
- اسپانسرشپ ڈیک اور پیکجز تیار کریں۔
- اسپانسرز کی ہدفی فہرست بنائیں اور رابطہ شروع کریں۔
- ممکنہ میڈیا پارٹنرز اور کمیونٹی پارٹنرز سے رابطہ کریں۔
- ضابطۂ اخلاق لکھیں۔
4 ماہ پہلے: رفتار
- کمیونٹیز، یونیورسٹیوں اور پارٹنر چینلز میں کال فار پیپرز کی تشہیر کریں۔
- اسپانسرز سے فالو اپ کریں؛ دلچسپی رکھنے والوں سے کالز شیڈول کریں۔
- آڈیو ویژول، کیٹرنگ، پرنٹنگ، فوٹوگرافی اور ویڈیو کے کوٹیشنز لیں۔
- اگر آپ چارج کر رہے ہیں تو رجسٹریشن یا ٹکٹ سیلز کھولیں۔
- پہلے تصدیق شدہ اسپیکرز کا اعلان کریں۔
- سوشل میڈیا پر باقاعدہ مواد کا کیلنڈر شروع کریں۔
3 ماہ پہلے: انتخاب اور ڈھانچہ
- کال فار پیپرز بند کریں اور اپنی کمیٹی کے ساتھ جائزہ لیں۔
- وعدہ شدہ تاریخ پر قبولیت، ویٹ لسٹ اور انکار کی ای میلز بھیجیں۔
- اسپیکرز کی تصدیق کریں اور تعارف، تصاویر اور حتمی خلاصے جمع کریں۔
- سفر کرنے والے اسپیکرز کی پروازیں اور ہوٹل بُک کریں؛ تاریخ قریب آنے پر قیمتیں عموماً بڑھ جاتی ہیں۔
- واضح ڈیلیوریبلز کے ساتھ میڈیا پارٹنرشپ معاہدوں پر دستخط کریں۔
- رضاکار بھرتی کریں اور ان کے کردار طے کریں۔
- انفلوئنسر پارٹنرشپس اور ایکریڈیٹیشن کے قواعد طے کریں، اگر ہوں۔
2 ماہ پہلے: ایجنڈا اور تشہیر
- مکمل ایجنڈا دن اور کمرے کے لحاظ سے شائع کریں۔
- تمام اسپیکرز کو ویب سائٹ اور ایونٹ ایپ میں شائع کریں۔
- باقی اسپانسر ڈیلز بند کریں اور لوگوز اور برانڈ گائیڈ لائنز جمع کریں۔
- کیٹرنگ مینو کی تصدیق کریں، غذائی متبادل سمیت۔
- آڈیو ویژول ضروریات کی تصدیق کریں: مائیکروفون، اسکرینز، ریکارڈنگ، اسٹریمنگ۔
- بیجز، بینرز، سائن بورڈز اور اسٹیج اسکرینز ڈیزائن کریں۔
- شرکاء کے سفر کی منصوبہ بندی کریں: رجسٹریشن ڈیسک، سائن بورڈز، کافی ایریاز، اسپانسر بوتھس۔
- تشہیر بڑھائیں: اسپیکر اسپاٹ لائٹس، پارٹنر پوسٹس، کمیونٹی یاددہانیاں۔
1 ماہ پہلے: سب کچھ حتمی کریں
- پرنٹنگ آرڈرز اتنے وقت کے ساتھ بھیجیں کہ اصلاح کی گنجائش رہے۔
- تمام سپلائرز کی تحریری تصدیق کریں، پہنچنے کے اوقات اور رابطوں کے ساتھ۔
- اسپیکرز کو ان کی گائیڈ بھیجیں: مقام، پہنچنے کا وقت، سلائیڈ فارمیٹ، رابطہ۔
- اسپانسرز کو ان کی گائیڈ بھیجیں: بوتھ کا سائز، سیٹ اپ کے اوقات، بجلی، انٹرنیٹ، ڈیلیوریز۔
- میڈیا پارٹنرز اور انفلوئنسرز کو بریف کریں: پاس، انٹرویو کے مواقع، فلم بندی کے قواعد۔
- رضاکاروں کو تربیت دیں اور رن آف شو شیئر کریں۔
- ہنگامی منصوبہ تیار کریں: اسپیکر کی منسوخی، بجلی کا جانا، انٹرنیٹ کی خرابی، کھلی جگہ ہو تو بارش۔
- اجازت نامے، انشورنس اور مقام کے وہ تقاضے جانچیں جو آپ کے شہر میں لاگو ہوتے ہیں۔
1 ہفتہ پہلے
- رجسٹرڈ شرکاء کو پتہ، شیڈول اور کیا ساتھ لانا ہے کے ساتھ یاددہانی بھیجیں۔
- کیٹرنگ کی حتمی تعداد کی تصدیق کریں۔
- اسپیکرز کی پروازوں اور پک اپ کے اوقات کی دوبارہ تصدیق کریں۔
- ویب سائٹ، ایپ اور ایجنڈا موبائل پر آزمائیں۔
- رجسٹریشن ڈیسک تیار کریں: بیج کی فہرستیں، پرنٹرز، اضافی لینیئرڈز۔
- ہنگامی رابطوں کی فہرست بنائیں: مقام، سپلائرز، طبی خدمات، ٹیم لیڈز۔
- افتتاح، اسپانسرز کے شکریے اور عمومی اعلانات کے لیے سلائیڈز تیار کریں۔
ایک دن پہلے
- سیٹ اپ کے لیے مقام کا دورہ کریں: اسٹیج، اسکرینز، ساؤنڈ چیک، سائن بورڈز، بوتھس۔
- انٹرنیٹ کو کئی ڈیوائسز کے ساتھ آزمائیں، صرف ایک لیپ ٹاپ سے نہیں۔
- تمام اسپیکرز کی سلائیڈز اسٹیج کمپیوٹر پر بیک اپس کے ساتھ لوڈ کریں۔
- ٹیم اور رضاکاروں کو آخری بار بریف کریں۔
- ریڈیوز، فون اور بیٹریاں چارج کریں۔
- سو جائیں۔
ایونٹ کا دن
- ٹیم جلدی پہنچے؛ آخری واک تھرو۔
- رجسٹریشن وقت پر کافی عملے کے ساتھ کھلے۔
- اسٹیج مینیجر سیشنز کو شیڈول پر رکھے۔
- ایک شخص اسپیکرز سنبھالے، ایک اسپانسرز، ایک میڈیا۔
- فوٹوگرافر اسپیکرز، اسپانسرز کے بوتھس اور برانڈڈ علاقوں کو کیپچر کرے۔
- سوشل میڈیا پر لائیو اپ ڈیٹس پوسٹ کریں۔
- مسائل پر نظر رکھیں اور انہیں خاموشی سے حل کریں۔
- اسٹیج سے اسپانسرز، پارٹنرز، اسپیکرز اور رضاکاروں کا شکریہ ادا کریں۔
اگلا دن
- اسپیکرز، اسپانسرز، پارٹنرز، میڈیا، انفلوئنسرز اور رضاکاروں کو شکریے کے پیغامات بھیجیں۔
- جب ایونٹ تازہ ہو تو شرکاء کو مختصر سروے بھیجیں۔
- تصاویر شیئر کریں اور تیار ہونے پر ریکارڈنگز بھی۔
- تمام کوریج اور پوسٹس کے لنکس جمع کریں۔
- سپلائرز کو ادائیگی کریں اور ہر خرچ درج کریں۔
دو ہفتے بعد
- ہر اسپانسر کو تصاویر اور ناپے جانے والے اعداد کے ساتھ رپورٹ بھیجیں۔
- بجٹ حقیقی اعداد کے ساتھ بند کریں۔
- ٹیم ریٹروسپیکٹو کریں: کیا چلا، کیا نہیں، کیا بدلنا ہے۔
- اہم اسپانسرز اور پارٹنرز سے اگلے ایڈیشن کے بارے میں پوچھیں۔
- اگر اگلی تاریخ ہو تو اس کا اعلان کریں، اور ویٹ لسٹ کھلی رکھیں۔
اس چیک لسٹ کے استعمال کے لیے تجاویز
- ہر آئٹم کا ایک ذمہ دار مقرر کریں۔ ذمہ داروں کے بغیر چیک لسٹ محض خواہشات کی فہرست ہے۔
- مقررہ تاریخوں سے پیچھے کی طرف کام کریں۔ پرنٹنگ، پروازوں اور ویزوں کی سخت ڈیڈ لائنیں ہوتی ہیں۔
- اسے ایک مشترکہ جگہ رکھیں جہاں پوری ٹیم حالت دیکھ سکے۔
- اپنے شہر کے مطابق ڈھالیں۔ چھوٹے شہروں میں سپلائرز کم ہو سکتے ہیں، اس لیے انہیں پہلے بُک کریں؛ دارالحکومتوں میں مقابلہ کرنے والے ایونٹس زیادہ ہو سکتے ہیں۔
BuildAConf اس فہرست کی کئی چیزیں ایک جگہ فراہم کرتا ہے: ویٹ لسٹ کے ساتھ پری لانچ صفحہ، ایونٹ ویب سائٹ اور انسٹال ہونے والی ایپ، کال فار پیپرز، ایجنڈا، اور اسپانسرز و پارٹنرز کو تجاویز۔ اپنا ایونٹ مفت بنائیں buildaconf.com پر۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
کانفرنس کی منصوبہ بندی کتنا پہلے شروع کرنی چاہیے؟
چند سو شرکاء والی ایک یا دو روزہ کانفرنس کے لیے تقریباً چھ ماہ آرام دہ مدت ہے۔ بڑے ایونٹس، یا بین الاقوامی اسپیکرز اور کارپوریٹ اسپانسرز والے ایونٹس کو پہلے شروع کرنے کا فائدہ ہوتا ہے؛ چھوٹے کمیونٹی ایونٹس جلدی منظم کیے جا سکتے ہیں۔
سب سے زیادہ بھلائی جانے والی چیز کیا ہے؟
شرکاء، اسپانسرز اور اسٹریمنگ کے لیے انٹرنیٹ کی گنجائش اور بجلی۔ سیٹ اپ کے دوران کئی ڈیوائسز کے ساتھ ایک ساتھ آزمائیں، اور اگر اسٹریمنگ یا ورکشاپس اس پر منحصر ہوں تو مقام سے مخصوص لائن مانگیں۔
ایجنڈا کب شائع ہونا چاہیے؟
جیسے ہی مستحکم ہو، بہتر ہے ایونٹ سے تقریباً دو ماہ پہلے۔ شائع شدہ ایجنڈا ٹکٹ سیلز میں مدد دیتا ہے، اسپانسرز کو اعتماد دیتا ہے اور سفر کرنے والے شرکاء کو منصوبہ بندی کا موقع دیتا ہے۔
ایونٹ کے اگلے دن کیا کرنا چاہیے؟
تمام متعلقہ لوگوں کا شکریہ ادا کریں، شرکاء کو مختصر سروے بھیجیں، تصاویر شیئر کریں، کوریج کے لنکس جمع کریں اور سپلائرز کو ادائیگی کریں۔ پھر دو ہفتوں کے اندر اسپانسرز کو رپورٹ دیں اور بجٹ کو حقیقی اعداد کے ساتھ بند کریں۔