स्पॉन्सरशिप डेक: क्या शामिल करें (स्लाइड-दर-स्लाइड)

स्पॉन्सरशिप डेक में यह होना चाहिए कि आपकी कॉन्फ़्रेंस में कौन आता है, वे क्यों आते हैं, स्पॉन्सर उनके साथ क्या हासिल कर सकता है, स्पष्ट लाभ और क़ीमतों वाले पैकेज, इसका प्रमाण कि आप डिलीवर कर सकते हैं, और एक सरल अगला क़दम। इसे लगभग 10 से 15 स्लाइड तक रखें, अपनी कहानी से नहीं बल्कि ऑडियंस से शुरुआत करें, और सुनिश्चित करें कि इसकी हर संख्या का समर्थन किया जा सके। अच्छा डेक आंतरिक रूप से फ़ॉरवर्ड करना आसान होता है: जो व्यक्ति कॉल में नहीं था, वह इसे पाँच मिनट में समझ ले।

डेक कौन पढ़ता है

आपका संपर्क शायद ही कभी अकेला फ़ैसला लेने वाला होता है। डेक किसी मैनेजर, क्षेत्रीय मार्केटिंग लीड या वित्त अनुमोदक को फ़ॉरवर्ड होता है जिसने आपसे कभी बात नहीं की। इसे उसी व्यक्ति के लिए डिज़ाइन करें:

छोटे शीर्षकों वाली, ख़ुद-समझ में आने वाली स्लाइड।
ऐसी शब्दावली नहीं जो सिर्फ़ आपकी कम्युनिटी समझती हो।
बिना पूछे दिखने वाली क़ीमतें और लाभ।
फ़ोन पर अच्छे से खुलने वाला PDF, साथ में अपडेट की जा सकने वाली लिंक वाली प्रति।

स्लाइड-दर-स्लाइड संरचना

1. कवर

इवेंट का नाम, टैगलाइन, तारीख़, शहर और वेन्यू। अगर पिछले संस्करण की कोई दमदार फ़ोटो है तो एक लगाएँ।

2. एक स्लाइड में इवेंट

कॉन्फ़्रेंस क्या है, किसके लिए है, फ़ॉर्मेट (दिन, ट्रैक, वर्कशॉप, हैकाथॉन), भाषा और संस्करण संख्या। अगर यह पहला संस्करण है, तो यह बताएँ।

3. ऑडियंस

सबसे ज़रूरी स्लाइड। प्रतिभागियों का वर्णन इन आधारों पर करें: - भूमिका और वरिष्ठता (डेवलपर, संस्थापक, मार्केटिंग लीड, छात्र)। - उद्योग। - शहर और देश। - अपेक्षित उपस्थिति।

जब पिछले संस्करणों का असली डेटा हो (रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म, सर्वे), तो उसका उपयोग करें। अगर आप अनुमान लगा रहे हैं, तो उसे अनुमान के रूप में लेबल करें और आधार बताएँ: कम्युनिटी का आकार, वेटलिस्ट साइन-अप, पार्टनर चैनल।

4. स्पॉन्सर क्यों आते हैं

ऑडियंस को स्पॉन्सर के नतीजों में बदलें: भर्ती, प्रोडक्ट अपनाव, लीड, ब्रांड विज़िबिलिटी, कम्युनिटी में सद्भावना। दो-तीन बुलेट जो “मेरे लिए इसमें क्या है?” का जवाब दें।

5. कंटेंट और स्पीकर

पुष्ट कीनोट, ट्रैक, और स्पीकर कैसे चुने जाते हैं (खुला कॉल फ़ॉर पेपर्स, समीक्षा कमेटी)। गुणवत्तापूर्ण कंटेंट ही हॉल भरता है, और स्पॉन्सर यह जानते हैं।

6. पिछले संस्करण या प्रमाण

फ़ोटो, उपस्थिति के आँकड़े, पिछले संस्करणों के स्पॉन्सर लोगो, प्रेस कवरेज, प्रतिभागियों या स्पॉन्सरों के उद्धरण (असली, अनुमति के साथ)। पहले संस्करण के लिए अपनी टीम का ट्रैक रिकॉर्ड दिखाएँ: जो कम्युनिटी आप चलाते हैं, जो मीटअप आपने आयोजित किए, प्रतिबद्ध पार्टनर।

7. कम्युनिटी और मीडिया पार्टनर

वे कम्युनिटी, विश्वविद्यालय और मीडिया आउटलेट जो इवेंट का प्रचार करेंगे। यह आपके अपने चैनलों से परे रीच दिखाता है।

8. पैकेजों का अवलोकन

टियर की तुलना करती एक तालिका, साथ-साथ।

लाभ	प्लैटिनम	गोल्ड	सिल्वर	कम्युनिटी
स्टेज स्क्रीन पर लोगो	बड़ा	मध्यम	छोटा	छोटा
वेबसाइट और ऐप पर लोगो	हाँ	हाँ	हाँ	हाँ
बूथ	बड़ा	स्टैंडर्ड	साझा	नहीं
टॉक या वर्कशॉप स्लॉट	हाँ (कंटेंट समीक्षा के साथ)	वर्कशॉप	नहीं	नहीं
जॉब बोर्ड लिस्टिंग	हाँ	हाँ	हाँ	नहीं
पास	10	6	3	2
क़ीमत	[राशि]	[राशि]	[राशि]	[राशि]

यहाँ लाभ और पास की संख्या एक उदाहरण संरचना है, आपके इवेंट के लिए सिफ़ारिश नहीं। इन्हें अपने वेन्यू और ऑडियंस के अनुसार बदलें।

9. ऐड-ऑन और à la carte

कॉफ़ी ब्रेक, लंच, लैनयार्ड, वाई-फ़ाई, आफ़्टर-पार्टी, छात्र छात्रवृत्तियाँ, हैकाथॉन पुरस्कार, रिकॉर्डिंग स्पॉन्सर। लैटिन अमेरिका की छोटी कंपनियों के पास अक्सर एक मद का बजट होता है, पूरे टियर का नहीं; à la carte विकल्प उन्हें हाँ कहने देते हैं।

10. वस्तु रूप और बार्टर विकल्प

वेन्यू, कैटरिंग, इंटरनेट, प्रिंटिंग, यात्रा, मीडिया कवरेज। समझाएँ कि वस्तु रूप के योगदान को महत्व दिया जाता है और मान्यता मिलती है।

11. समय-सारणी और समय-सीमाएँ

लोगो प्रिंट के लिए कब जमा होने चाहिए, बूथ कब आवंटित होते हैं, एजेंडा कब अंतिम होता है। समय-सीमाएँ ईमानदारी से तात्कालिकता पैदा करती हैं।

12. अगले क़दम और संपर्क

पुष्टि कैसे करें, किससे संपर्क करें (नाम, ईमेल, WhatsApp), और पैकेज किस तारीख़ तक बंद हो जाते हैं।

क्या छोड़ें

संगठन का लंबा इतिहास। एक पंक्ति काफ़ी है।
बिना आधार के आँकड़े। अगर आप किसी संख्या का समर्थन नहीं कर सकते, तो उसे शामिल न करें। स्पॉन्सर डेक की तुलना करते हैं और आपस में बात करते हैं।
अस्पष्ट लाभ। “ब्रांड एक्सपोज़र” कुछ नहीं कहता। “हर सेशन के बीच मुख्य स्टेज स्क्रीन पर लोगो” कुछ कहता है।
हर संभव विकल्प। बहुत ज़्यादा विकल्प फ़ैसलों को धीमा करते हैं। टियर तीन या चार रखें, साथ में ऐड-ऑन की छोटी सूची।
ऐसे लाभ जो आप डिलीवर नहीं कर सकते। अगर वेन्यू में बड़े बूथ की जगह नहीं है, तो उसे न बेचें। डेक में ज़्यादा वादा करना इवेंट के दिन मुश्किल बातचीत बन जाता है।

डेक में क़ीमतें

क़ीमतें दिखाएँ। बिना क़ीमत वाले डेक एक अतिरिक्त चक्कर करवाते हैं और अक्सर संकेत देते हैं कि आयोजक ने हिसाब नहीं लगाया। अगर आप मोलभाव करते हैं, तो प्रकाशित क़ीमत के आसपास करें, उसकी जगह नहीं।

मुद्रा के बारे में सोचें:

बहुराष्ट्रीय कार्यालय आमतौर पर अमेरिकी डॉलर में बजट बनाते हैं।
स्थानीय कंपनियाँ स्थानीय मुद्रा में बजट बनाती हैं और उन्हें स्थानीय इनवॉइस चाहिए हो सकती है।
ऊँची महँगाई वाले देशों में डॉलर संदर्भ आपकी रक्षा करता है, लेकिन जाँचें कि आपके देश में इनवॉइसिंग के लिए क्या व्यावहारिक और क़ानूनी है।

बताएँ कि क़ीमतों में कर शामिल हैं या नहीं और भुगतान कैसे काम करता है।

डिज़ाइन के सुझाव

इवेंट के ब्रांड रंग और फ़ॉन्ट लगातार इस्तेमाल करें।
हर स्लाइड पर एक विचार, बड़ा पठनीय टेक्स्ट।
आपके इवेंट्स की असली फ़ोटो स्टॉक इमेज से बेहतर हैं।
हल्का PDF एक्सपोर्ट करें; कुछ कॉर्पोरेट ईमेल सिस्टम बड़ी फ़ाइलें ब्लॉक कर देते हैं।
अगर आप क्षेत्रीय कार्यालयों को टारगेट करते हैं, तो स्पेनिश या पुर्तगाली में एक और अंग्रेज़ी में एक संस्करण रखें।
हर स्लाइड के फ़ुटर में इवेंट की तारीख़, शहर और अपना संपर्क ब्योरा रखें, ताकि जो भी पेज स्क्रीनशॉट होकर साझा हो, वह अकेले भी समझ में आए।

मुख्य डेक वही रहता है, लेकिन महत्वपूर्ण संभावित स्पॉन्सरों के लिए:

एक स्लाइड जोड़ें जो सीधे उनके लक्ष्यों से बात करे (“[इवेंट] में [कंपनी] क्यों”)।
आप जिस पैकेज की सिफ़ारिश करते हैं उसे और कारण को उजागर करें।
उनसे जुड़े स्पीकरों या पार्टनरों का उल्लेख करें।

इसमें लगभग पंद्रह मिनट लगते हैं और स्पॉन्सर को दिखाता है कि आपने अपना होमवर्क किया है।

भेजने के बाद

डेक अकेले सौदे बंद नहीं करता। छोटे ईमेल से फ़ॉलो-अप करें, कॉल की पेशकश करें, और सुनें कि स्पॉन्सर को वास्तव में क्या चाहिए। हमारे स्पॉन्सर ईमेल टेम्पलेट दिन 3 और दिन 7 के फ़ॉलो-अप को कवर करते हैं, और स्पॉन्सर खोजने की गाइड पूरी प्रक्रिया को।

BuildAConf के साथ आप स्पॉन्सर टियर तय करते हैं और हर कंपनी को पैकेज, लाभ और राशि के साथ लिखित प्रस्ताव भेजते हैं; जब स्पॉन्सर स्वीकार करके भुगतान कर देता है, तो उसका लोगो आपकी इवेंट वेबसाइट और ऐप पर उसके टियर में दिखता है। तब आपका इवेंट पेज डेक के जीवंत पूरक की तरह काम करता है। और जानें: buildaconf.com।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

स्पॉन्सरशिप डेक में कितनी स्लाइड होनी चाहिए?

लगभग 10 से 15। ऑडियंस, नतीजे, प्रमाण, पैकेज, क़ीमतें और अगले क़दम कवर करने के लिए काफ़ी, लेकिन इतनी छोटी कि कॉल में न रहा व्यक्ति पाँच मिनट में पढ़ ले।

क्या डेक में क़ीमतें शामिल करनी चाहिए?

हाँ। क़ीमतें समय बचाती हैं, दिखाती हैं कि आपने होमवर्क किया है, और आपके संपर्क को आंतरिक मंज़ूरी पाने में मदद करती हैं। पहली बातचीत के बाद भी आप मोलभाव कर सकते हैं या पैकेज को अनुकूलित कर सकते हैं।

अगर यह मेरा पहला संस्करण है और मेरे पास कोई डेटा नहीं है तो?

पारदर्शी रहें। अपनी टीम का ट्रैक रिकॉर्ड, कम्युनिटी का आकार, पुष्ट स्पीकर और पार्टनर, और प्री-लॉन्च साइन-अप दिखाएँ, और अनुमानों को अनुमान के रूप में लेबल करें। नवीनीकरण के विकल्प के साथ संस्थापक-स्पॉन्सर क़ीमत पर विचार करें।

PDF या लिंक?

दोनों। एक हल्का PDF भेजें जिसे फ़ॉरवर्ड और संग्रहीत किया जा सके, और एक लिंक वाली प्रति रखें जिसे स्पीकर या पार्टनर की पुष्टि होने पर अपडेट कर सकें।