کانفرنسز کے لیے اسپانسر ای میل ٹیمپلیٹس (فالو اپ سمیت)

اچھی اسپانسر ای میل مختصر، ذاتی اور مخصوص ہوتی ہے: یہ بتاتی ہے کہ آپ کون ہیں، ایونٹ کیا ہے، خاص طور پر یہی کمپنی کیوں، کون سا پیکج موزوں ہے، اور اگلا قدم کیا ہے۔ اسے کسی نامزد شخص کو بھیجیں، جواب نہ آئے تو تیسرے اور ساتویں دن فالو اپ کریں، اور دلچسپی نظر آتے ہی کال یا تحریری تجویز کی طرف بڑھیں۔ نیچے ہر مرحلے کے ٹیمپلیٹس ہیں، لاطینی امریکہ کی کانفرنسز کے لیے ڈھالنے کو تیار۔

کچھ بھی بھیجنے سے پہلے

ٹیمپلیٹس تب ہی کام کرتے ہیں جب بنیادی چیزیں موجود ہوں:

ایک نامزد رابطہ۔ مارکیٹنگ، برانڈ، ایمپلائر برانڈنگ، ڈیولپر ریلیشنز، یا چھوٹی مارکیٹس میں کنٹری مینیجر۔
اس کمپنی کے موزوں ہونے کی وجہ۔ وہ آپ کے شہر میں بھرتی کر رہے ہیں، آپ کی آڈیئنس کو بیچتے ہیں، ان کا کوئی ساتھی بول رہا ہے۔
ڈیک یا ایک صفحے کا خلاصہ پیکجز اور قیمتوں کے ساتھ۔
واضح ایونٹ صفحہ تاریخ، شہر، آڈیئنس اور تصدیق شدہ اسپیکرز کے ساتھ۔

اسی زبان میں لکھیں جو آپ کا رابطہ استعمال کرتا ہے۔ لیما یا بوگوتا کی مقامی کمپنی کے لیے یہ عموماً ہسپانوی ہے؛ کسی عالمی برانڈ کے علاقائی دفتر کے لیے انگریزی چل سکتی ہے، لیکن ہسپانوی اکثر زیادہ گرمجوشی والی لگتی ہے۔ نیچے کے ٹیمپلیٹس انگریزی میں ہیں؛ لہجہ اور زبان ہر رابطے کے مطابق ڈھالیں۔

ٹیمپلیٹ 1: پہلا رابطہ (کولڈ)

موضوع: [ایونٹ کا نام] [شہر] میں، [مہینہ]: کیا [کمپنی] کے [مقصد] کے لیے موزوں ہے؟

السلام علیکم [پہلا نام]،

میں [آپ کا نام] ہوں، [ایونٹ کا نام] کا منتظم، جو [شہر] میں [تاریخ] کو [آڈیئنس: مثلاً ڈیولپرز اور پروڈکٹ ٹیمز] کے لیے [ایک روزہ / دو روزہ] کانفرنس ہے۔

میں اس لیے لکھ رہا ہوں کیونکہ [مخصوص وجہ: آپ شہر میں بیک اینڈ انجینئرز بھرتی کر رہے ہیں / آپ کی پروڈکٹ ہمارے بہت سے شرکاء استعمال کرتے ہیں / آپ کے ساتھی X بول رہے ہیں]۔

ہمارے پاس [پیکج کا نام] پیکج ہے جو [مقصد: بھرتی / پروڈکٹ کی نمایاں موجودگی / ڈیولپرز میں اپنائیت] کے لیے بنایا گیا ہے، جس میں [دو یا تین اہم فوائد] شامل ہیں۔ مکمل اختیارات اس مختصر ڈیک میں ہیں: [لنک]۔

کیا آپ اگلے ہفتے 20 منٹ کی کال کے لیے تیار ہوں گے تاکہ دیکھا جا سکے کہ یہ [سہ ماہی/سال] کے لیے آپ کے منصوبوں سے ملتا ہے یا نہیں؟

نیک تمناؤں کے ساتھ، [نام] [عہدہ، ایونٹ، فون/WhatsApp]

اسے 150 الفاظ سے کم رکھیں۔ پیکجز کی پوری فہرست ای میل میں نہ چسپاں کریں۔

ٹیمپلیٹ 2: تعارف کی درخواست

تب استعمال کریں جب آپ کے نیٹ ورک میں کوئی فیصلہ ساز کو جانتا ہو۔

السلام علیکم [مشترکہ رابطہ]،

ہم [شہر] میں [تاریخ] کو [ایونٹ کا نام] منظم کر رہے ہیں، اور میرا خیال ہے کہ [کمپنی] ایک بہترین اسپانسر ہو سکتی ہے کیونکہ [وجہ]۔ کیا آپ [نام/عہدہ] سے میرا تعارف کروانے میں آسانی محسوس کریں گے؟

یہ ایک مختصر عبارت ہے جو آپ آگے بھیج سکتے ہیں: "[ایونٹ کا نام] [شہر] میں [آڈیئنس] کے لیے [فارمیٹ] ہے۔ [منتظم کا نام] [مقصد] کے لیے پارٹنرز تلاش کر رہا ہے۔ تفصیلات: [لنک]۔"

شکریہ!

لاطینی امریکہ کے بڑے حصے میں مشترکہ رابطے کی طرف سے WhatsApp پر فوری تعارف کسی بھی کولڈ ای میل سے تیزی سے دروازے کھولتا ہے۔ باضابطہ تجویز بعد میں ای میل پر منتقل کریں تاکہ اسے اندرونی طور پر آگے بھیجا جا سکے۔

ٹیمپلیٹ 3: تیسرے دن فالو اپ

موضوع: Re: [اصل موضوع]

السلام علیکم [پہلا نام]،

بس اسے آپ کے ان باکس میں اوپر لا رہا ہوں۔ مختصراً: [ایونٹ کا نام]، [تاریخ]، [شہر]، [آڈیئنس]۔ میرا خیال ہے [پیکج کا نام] [مقصد] میں مدد دے سکتا ہے۔

کیا اس ہفتے یا اگلے ہفتے ایک مختصر کال ممکن ہوگی، یا آپ کی ٹیم میں کوئی اور ہے جس سے مجھے بات کرنی چاہیے؟

شکریہ، [نام]

اسی تھریڈ میں جواب دیں تاکہ سیاق نظر آئے۔ درست رابطے کے بارے میں سوال کے سوا کچھ نیا نہ ڈالیں؛ یہ سوال اکثر جواب لے آتا ہے چاہے پہلی ای میل کا جواب نہ آیا ہو۔

ٹیمپلیٹ 4: ساتویں دن فالو اپ

موضوع: Re: [اصل موضوع]

السلام علیکم [پہلا نام]،

[ایونٹ کا نام] کے بارے میں ایک اور نوٹ۔ میرے پچھلے پیغام کے بعد سے، [نئی خبر: ہم نے X کو کی نوٹ کے لیے کنفرم کیا / Y اور Z پارٹنرز کے طور پر شامل ہوئے / ایجنڈا لائیو ہے]۔

اگر اس سال وقت مناسب نہیں تو کوئی مسئلہ نہیں، بس بتا دیں اور میں اگلے ایڈیشن کے لیے آپ کو یاد رکھوں گا۔ اگر مناسب ہے تو میں آپ کے مقاصد کی بنیاد پر مخصوص تجویز بھیج سکتا ہوں۔

نیک تمناؤں کے ساتھ، [نام]

ساتویں دن کے فالو اپ میں ہمیشہ کچھ نیا لائیں: کوئی اسپیکر، کوئی پارٹنر، حاضری کا کوئی سنگ میل جس کا آپ ثبوت دے سکیں، کوئی ڈیڈ لائن۔ سامنے والے کو "اس سال نہیں" کہنے کا آسان راستہ دینا باعثِ احترام ہے اور اکثر کارآمد جواب دلواتا ہے۔

ٹیمپلیٹ 5: آخری نوٹ (تقریباً 14ویں دن)

السلام علیکم [پہلا نام]،

میں یہ سلسلہ یہیں بند کر رہا ہوں تاکہ آپ کا ان باکس نہ بھروں۔ اگر [کمپنی] اس سال [ایونٹ کا نام] کا حصہ بننا چاہتی ہے تو پیکجز [تاریخ] تک کھلے ہیں۔ ورنہ مجھے اگلے سال کے لیے رابطے میں رہنا اچھا لگے گا۔

آپ کے وقت کا شکریہ، [نام]

اس کے بعد رک جائیں۔ اگلے سال کے آؤٹ ریچ کے لیے رابطہ نوٹ کر لیں۔

ٹیمپلیٹ 6: کال کے بعد (تجویز)

موضوع: [ایونٹ کا نام] × [کمپنی]: تجویز

السلام علیکم [پہلا نام]،

آج کی کال کا شکریہ۔ [ان کے مقاصد] کے بارے میں آپ نے جو بتایا اس کی بنیاد پر ہماری تجویز یہ ہے:

پیکج: [نام، درجہ] فوائد: - [فائدہ 1، متعلقہ ہو تو ڈیڈ لائن کے ساتھ] - [فائدہ 2] - [فائدہ 3]

سرمایہ کاری: [رقم اور کرنسی]، [ادائیگی کی شرائط] تصدیق کی آخری تاریخ: [تاریخ] (پرنٹنگ اور ویب سائٹ کے لیے ضروری)

اگلے مراحل: آپ کی تصدیق کے بعد ہم معاہدہ اور انوائس بھیجیں گے، اور لوگو فائلیں اور ایونٹ کے دن کے لیے آپ کے رابطے کا نام مانگیں گے۔

کسی بھی چیز میں ردوبدل کے لیے تیار ہوں۔ [نام]

ٹیمپلیٹ 7: تصدیق اور آن بورڈنگ

السلام علیکم [پہلا نام]،

خوش آمدید! ہمیں [ایونٹ کا نام] میں [کمپنی] کا ساتھ پا کر خوشی ہے۔

آغاز کے لیے، براہِ کرم [تاریخ] تک بھیجیں: - ویکٹر فارمیٹ (SVG یا PDF) اور PNG میں لوگو - برانڈ گائیڈ لائنز، اگر ہوں - ایونٹ کے دن کے لیے آپ کے رابطے کا نام اور فون - [اسپیکر کا نام اور ٹاک کا عنوان، اگر شامل ہو]

ہم بوتھ گائیڈ اور سیٹ اپ شیڈول [تاریخ] تک بھیج دیں گے۔

ایک بار پھر شکریہ، [نام]

ٹیمپلیٹ 8: شکریہ اور تجدید

السلام علیکم [پہلا نام]،

[ایونٹ کا نام] کا حصہ بننے کا شکریہ۔ منسلک مختصر رپورٹ میں آپ کے [بوتھ/سیشن] کی تصاویر اور وہ اعداد ہیں جو ہم ناپ سکے: [مثلاً ورکشاپ کی حاضری، جاب بورڈ کلکس، رضامندی کے ساتھ جمع کیے گئے لیڈز]۔

ہمیں آپ کا فیڈ بیک جاننا اچھا لگے گا: کیا کام کیا، اور ہمیں کیا بدلنا چاہیے؟ ہم اگلے سال کی منصوبہ بندی شروع کر رہے ہیں اور اسپانسرشپ عوام کے لیے کھولنے سے پہلے آپ کی کیٹیگری محفوظ کرنے میں خوشی ہوگی۔

نیک تمناؤں کے ساتھ، [نام]

اسے ایونٹ کے دو ہفتوں کے اندر بھیجیں، جب تجربہ تازہ ہو۔

وہ نکات جو ٹیمپلیٹس کو کارآمد بناتے ہیں

پہلی دو سطریں ذاتی بنائیں۔ یہیں قاری فیصلہ کرتا ہے کہ ای میل اجتماعی ہے یا نہیں۔
ہر ای میل میں ایک مطالبہ۔ کال، تعارف، یا تصدیق، تینوں نہیں۔
موبائل کے لیے موزوں۔ بہت سے لوگ فون پر پڑھتے ہیں؛ مختصر پیراگراف مدد کرتے ہیں۔
جوابات کا ریکارڈ رکھیں۔ ایک سادہ فہرست رکھیں کہ آپ نے کس سے، کب رابطہ کیا اور حالت کیا ہے، تاکہ فالو اپ وقت پر جائیں۔
"نہیں" کا احترام کریں۔ آج کی شائستہ رخصتی اگلے سال کی ممکنہ "ہاں" ہے۔

BuildAConf آپ کی طرف سے مارکیٹنگ ای میلز نہیں بھیجتا، لیکن آپ کو ملک، شہر اور انڈسٹری کے لحاظ سے فلٹر شدہ کمپنیوں کا پول دیتا ہے، اور ہر ایک کو درجے، فوائد اور رقم کے ساتھ تحریری تجویز بھیجنے دیتا ہے جسے اسپانسر پلیٹ فارم پر قبول کر سکتا ہے۔ دیکھیں کیسے buildaconf.com پر۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

عام ترتیب یہ ہے: پہلا فالو اپ تقریباً تیسرے دن، دوسرا تقریباً ساتویں دن نئی معلومات کے ساتھ، اور آخری نوٹ تقریباً 14ویں دن۔ اس کے بعد رک جائیں اور اگلے ایڈیشن کے لیے رابطہ نوٹ کر لیں۔

کیا پہلی ای میل کے ساتھ اسپانسرشپ ڈیک اٹیچ کرنی چاہیے؟

اٹیچ کرنے سے لنک دینا عموماً بہتر ہے: لنکس اسپام فلٹرز سے بچاتے ہیں اور آپ کو ڈیک اپ ڈیٹ کرنے دیتے ہیں۔ ای میل خود مختصر رکھیں اور تفصیلات کے لیے ڈیک استعمال کریں۔

جانے پہچانے رابطوں اور تعارفات کے لیے اکثر ہاں، اور یہ ای میل سے تیز ہو سکتا ہے۔ کولڈ آؤٹ ریچ کے لیے ای میل عموماً زیادہ مناسب ہے۔ دونوں صورتوں میں باضابطہ تجویز ای میل سے بھیجیں تاکہ اسے آگے بھیجا اور منظور کیا جا سکے۔

کون سا موضوع سب سے بہتر کام کرتا ہے؟

مخصوص موضوع جس میں ایونٹ، شہر اور قاری کے لیے اہم وجہ کا ذکر ہو۔ "اسپانسرشپ کا موقع" جیسے عمومی موضوعات سے بچیں، جو اجتماعی ای میل لگتے ہیں۔