कॉन्फ़्रेंस के लिए स्पॉन्सर ईमेल टेम्पलेट (फ़ॉलो-अप सहित)

अच्छा स्पॉन्सर ईमेल छोटा, व्यक्तिगत और ठोस होता है: वह बताता है कि आप कौन हैं, इवेंट क्या है, ख़ास यही कंपनी क्यों, कौन सा पैकेज फ़िट बैठता है, और अगला क़दम क्या है। इसे किसी नामित व्यक्ति को भेजें, जवाब न मिले तो दिन 3 और दिन 7 पर फ़ॉलो-अप करें, और दिलचस्पी दिखते ही कॉल या लिखित प्रस्ताव की ओर बढ़ें। नीचे हर चरण के टेम्पलेट हैं, जो लैटिन अमेरिका की कॉन्फ़्रेंस के लिए ढालने को तैयार हैं।

कुछ भी भेजने से पहले

टेम्पलेट तभी काम करते हैं जब बुनियादी चीज़ें तैयार हों:

एक नामित संपर्क। मार्केटिंग, ब्रांड, एम्प्लॉयर ब्रांडिंग, डेवलपर रिलेशन्स, या छोटे बाज़ारों में कंट्री मैनेजर।
इस कंपनी के फ़िट होने का कारण। वे आपके शहर में भर्ती कर रहे हैं, वे आपकी ऑडियंस को बेचते हैं, उनका कोई सहकर्मी बोल रहा है।
पैकेज और क़ीमतों के साथ डेक या एक पेज का सारांश।
तारीख़, शहर, ऑडियंस और पुष्ट स्पीकरों के साथ स्पष्ट इवेंट पेज।

उसी भाषा में लिखें जो आपका संपर्क इस्तेमाल करता है। लीमा या बोगोटा की स्थानीय कंपनी के लिए आमतौर पर स्पेनिश; किसी वैश्विक ब्रांड के क्षेत्रीय कार्यालय के लिए अंग्रेज़ी चल सकती है, लेकिन स्पेनिश अक्सर ज़्यादा आत्मीय लगती है। नीचे के टेम्पलेट अंग्रेज़ी में हैं; लहजा और भाषा हर संपर्क के अनुसार ढालें।

टेम्पलेट 1: पहला संपर्क (कोल्ड)

विषय: [इवेंट का नाम], [शहर], [महीना]: क्या [कंपनी] के [लक्ष्य] के लिए फ़िट है?

नमस्ते [पहला नाम],

मैं [आपका नाम] हूँ, [इवेंट का नाम] का आयोजक, जो [तारीख़] को [शहर] में [ऑडियंस: जैसे डेवलपर और प्रोडक्ट टीमें] के लिए [एक दिन / दो दिन] की कॉन्फ़्रेंस है।

मैं इसलिए लिख रहा/रही हूँ क्योंकि [ठोस कारण: आप शहर में बैकएंड इंजीनियर भर्ती कर रहे हैं / आपका प्रोडक्ट हमारे कई प्रतिभागी इस्तेमाल करते हैं / आपके सहकर्मी X बोल रहे हैं]।

हमारे पास [पैकेज का नाम] पैकेज है, जो [लक्ष्य: भर्ती / प्रोडक्ट विज़िबिलिटी / डेवलपर अपनाव] के लिए बना है, जिसमें [दो-तीन मुख्य लाभ] शामिल हैं। पूरे विकल्प इस छोटे डेक में हैं: [लिंक]।

क्या आप अगले हफ़्ते 20 मिनट की कॉल के लिए तैयार होंगे, यह देखने के लिए कि क्या यह [तिमाही/साल] की आपकी योजनाओं में फ़िट बैठता है?

सादर, [नाम] [भूमिका, इवेंट, फ़ोन/WhatsApp]

इसे 150 शब्दों से कम रखें। ईमेल में पैकेजों की पूरी सूची न चिपकाएँ।

टेम्पलेट 2: वार्म इंट्रोडक्शन का अनुरोध

तब उपयोग करें जब आपके नेटवर्क में कोई फ़ैसला लेने वाले को जानता हो।

नमस्ते [साझा संपर्क],

हम [तारीख़] को [शहर] में [इवेंट का नाम] आयोजित कर रहे हैं, और मुझे लगता है कि [कंपनी] एक बढ़िया स्पॉन्सर हो सकती है क्योंकि [कारण]। क्या आप मेरा परिचय [नाम/भूमिका] से करवाने में सहज होंगे?

यह एक छोटा परिचय है जो आप फ़ॉरवर्ड कर सकते हैं: “[इवेंट का नाम] [शहर] में [ऑडियंस] के लिए एक [फ़ॉर्मेट] है। [आयोजक का नाम] [लक्ष्य] के लिए पार्टनर ढूँढ रहे हैं। विवरण: [लिंक]।”

धन्यवाद!

लैटिन अमेरिका के बड़े हिस्से में, साझा संपर्क की ओर से WhatsApp पर एक त्वरित परिचय किसी भी कोल्ड ईमेल से तेज़ दरवाज़े खोलता है। औपचारिक प्रस्ताव बाद में ईमेल पर ले जाएँ ताकि उसे आंतरिक रूप से फ़ॉरवर्ड किया जा सके।

टेम्पलेट 3: दिन 3 पर फ़ॉलो-अप

विषय: Re: [मूल विषय]

नमस्ते [पहला नाम],

बस इसे आपके इनबॉक्स में ऊपर ला रहा/रही हूँ। संक्षेप में: [इवेंट का नाम], [तारीख़], [शहर], [ऑडियंस]। मुझे लगता है [पैकेज का नाम] [लक्ष्य] में मदद कर सकता है।

क्या इस हफ़्ते या अगले हफ़्ते एक छोटी कॉल हो सकती है, या आपकी टीम में कोई और है जिससे मुझे बात करनी चाहिए?

धन्यवाद, [नाम]

उसी थ्रेड में जवाब दें ताकि संदर्भ दिखता रहे। सही संपर्क के बारे में सवाल के अलावा कुछ नया न जोड़ें; यह सवाल अक्सर तब भी जवाब दिला देता है जब पहला ईमेल नहीं दिला पाया।

टेम्पलेट 4: दिन 7 पर फ़ॉलो-अप

विषय: Re: [मूल विषय]

नमस्ते [पहला नाम],

[इवेंट का नाम] पर एक और नोट। मेरे पिछले ईमेल के बाद, [कोई नई ख़बर: हमने X को कीनोट के लिए पक्का किया / Y और Z पार्टनर के रूप में जुड़े / एजेंडा लाइव है]।

अगर इस साल समय ठीक नहीं है, तो कोई बात नहीं, बस बता दें और मैं अगले संस्करण के लिए आपको याद रखूँगा/रखूँगी। अगर है, तो मैं आपके लक्ष्यों के आधार पर एक अनुकूलित प्रस्ताव भेज सकता/सकती हूँ।

सादर, [नाम]

दिन 7 के फ़ॉलो-अप में हमेशा कुछ नया लाएँ: कोई स्पीकर, कोई पार्टनर, उपस्थिति का कोई पड़ाव जिसे आप प्रमाणित कर सकें, कोई समय-सीमा। सामने वाले को “इस साल नहीं” कहने का आसान तरीक़ा देना सम्मानजनक है और अक्सर उपयोगी जवाब दिलाता है।

टेम्पलेट 5: अंतिम नोट (लगभग दिन 14)

नमस्ते [पहला नाम],

मैं इसे यहीं समाप्त करता/करती हूँ ताकि आपका इनबॉक्स न भरूँ। अगर [कंपनी] इस साल [इवेंट का नाम] का हिस्सा बनना चाहती है, तो पैकेज [तारीख़] तक खुले हैं। वरना, मैं अगले साल के लिए संपर्क में रहना चाहूँगा/चाहूँगी।

आपके समय के लिए धन्यवाद, [नाम]

इसके बाद रुक जाएँ। अगले साल के आउटरीच के लिए संपर्क को नोट कर लें।

टेम्पलेट 6: कॉल के बाद (प्रस्ताव)

विषय: [इवेंट का नाम] × [कंपनी]: प्रस्ताव

नमस्ते [पहला नाम],

आज की कॉल के लिए धन्यवाद। [उनके लक्ष्यों] के बारे में आपने जो बताया, उसके आधार पर हमारा प्रस्ताव यह है:

पैकेज: [नाम, टियर] लाभ: - [लाभ 1, प्रासंगिक हो तो समय-सीमा के साथ] - [लाभ 2] - [लाभ 3]

निवेश: [राशि और मुद्रा], [भुगतान की शर्तें] पुष्टि की अंतिम तारीख़: [तारीख़] (प्रिंटिंग और वेबसाइट के लिए ज़रूरी)

अगले क़दम: आपकी पुष्टि के बाद हम समझौता और इनवॉइस भेजेंगे, और लोगो फ़ाइलें तथा इवेंट के लिए आपके संपर्क का नाम माँगेंगे।

कुछ भी बदलने को तैयार हूँ। [नाम]

टेम्पलेट 7: पुष्टि और ऑनबोर्डिंग

नमस्ते [पहला नाम],

स्वागत है! हमें [इवेंट का नाम] में [कंपनी] का साथ पाकर ख़ुशी है।

शुरू करने के लिए, कृपया [तारीख़] तक भेजें: - वेक्टर फ़ॉर्मेट (SVG या PDF) और PNG में लोगो - ब्रांड दिशानिर्देश, यदि हों - इवेंट के दिन के लिए आपके संपर्क का नाम और फ़ोन - [स्पीकर का नाम और टॉक का शीर्षक, यदि शामिल हो]

हम बूथ गाइड और सेटअप शेड्यूल [तारीख़] तक भेज देंगे।

एक बार फिर धन्यवाद, [नाम]

टेम्पलेट 8: धन्यवाद और नवीनीकरण

नमस्ते [पहला नाम],

[इवेंट का नाम] का हिस्सा बनने के लिए धन्यवाद। साथ में एक छोटी रिपोर्ट है जिसमें आपके [बूथ/सेशन] की फ़ोटो और वे आँकड़े हैं जो हम माप सके: [जैसे वर्कशॉप में उपस्थिति, जॉब बोर्ड पर क्लिक, सहमति से इकट्ठा किए गए लीड]।

हमें आपका फ़ीडबैक चाहिए: क्या काम किया, और हमें क्या बदलना चाहिए? हम अगले साल की योजनाएँ शुरू कर रहे हैं और स्पॉन्सरशिप सार्वजनिक रूप से खोलने से पहले आपकी श्रेणी रिज़र्व करके ख़ुशी महसूस करेंगे।

सादर, [नाम]

इसे इवेंट के दो हफ़्ते के भीतर भेजें, जब अनुभव ताज़ा हो।

टिप्स जो टेम्पलेट को असरदार बनाते हैं

पहली दो पंक्तियों को व्यक्तिगत बनाएँ। यहीं पाठक तय करता है कि यह मास मेल है या नहीं।
हर ईमेल में एक ही माँग। एक कॉल, एक परिचय, या एक पुष्टि, तीनों नहीं।
मोबाइल-फ़्रेंडली। कई लोग फ़ोन पर पढ़ते हैं; छोटे पैराग्राफ़ मदद करते हैं।
जवाब ट्रैक करें। एक सरल सूची रखें कि आपने किससे, कब संपर्क किया और स्थिति क्या है, ताकि फ़ॉलो-अप समय पर जाएँ।
“ना” का सम्मान करें। आज की विनम्र विदाई अगले साल की संभावित हाँ है।

BuildAConf आपकी ओर से मार्केटिंग ईमेल नहीं भेजता, लेकिन यह आपको देश, शहर और उद्योग के अनुसार फ़िल्टर की गई कंपनियों का पूल देता है, और आपको हर एक को टियर, लाभ और राशि के साथ लिखित प्रस्ताव भेजने देता है जिसे स्पॉन्सर प्लेटफ़ॉर्म पर स्वीकार कर सकता है। देखें कैसे: buildaconf.com।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

आम क्रम है: पहला फ़ॉलो-अप लगभग दिन 3 पर, दूसरा लगभग दिन 7 पर नई जानकारी के साथ, और अंतिम नोट लगभग दिन 14 पर। इसके बाद रुक जाएँ और अगले संस्करण के लिए संपर्क को नोट कर लें।

क्या पहले ईमेल में स्पॉन्सरशिप डेक अटैच करना चाहिए?

अटैच करने से लिंक देना आमतौर पर बेहतर है: लिंक स्पैम फ़िल्टर से बचते हैं और आपको डेक अपडेट करने देते हैं। ईमेल को ख़ुद छोटा रखें और ब्योरे के लिए डेक का उपयोग करें।

जाने-पहचाने संपर्कों और परिचयों के लिए अक्सर हाँ, और यह ईमेल से तेज़ हो सकता है। कोल्ड आउटरीच के लिए ईमेल आमतौर पर ज़्यादा उपयुक्त है। दोनों में से कोई भी हो, औपचारिक प्रस्ताव ईमेल से भेजें ताकि उसे फ़ॉरवर्ड और मंज़ूर किया जा सके।

कौन सी सब्जेक्ट लाइन सबसे अच्छी चलती है?

ठोस वाली, जो इवेंट, शहर और पाठक के लिए मायने रखने वाले कारण का ज़िक्र करे। “स्पॉन्सरशिप का अवसर” जैसे सामान्य विषयों से बचें, जो मास मेल जैसे दिखते हैं।