周边活动筹办清单：从 8 周前到活动次日

要让周边活动筹办不出意外，就按倒排日程来推进：8 周前确定目标、日期和场地；6 到 4 周前敲定联合主办方和演讲者并开放报名；最后两周确认供应商并管理名额；活动当天通过二维码签到，次日进行复盘并致谢。这份清单是为围绕大型会议举办的半天周边活动设计的；如果你的活动规模更小或更大，请自行调整。

如果你还不清楚什么是周边活动，或为什么值得办，请先阅读加密货币大会的周边活动：它们是什么，以及如何组织一场。

8 周前：基础决策

目标与形式

用一句话写下活动目标（开发者采用、合作伙伴、本地社区、品牌）。
确定理想受众和会场的目标规模。
选择形式：演讲、工作坊、短时黑客松、闭门早餐会、人脉交流。
确定成功指标：实际到场人数、人群画像、会面、项目。

日期

查看主会议的官方日程，避开其关键时刻。
查看当周已公布的周边活动。
选定日期和时间段；记下一个备选方案。

场地与预算

列出两三个靠近会议或交通便利的备选场地。
核实容量、网络、插座、音响、投影仪和无障碍设施。
签订合同预订场地：布置时间、餐饮、取消条款。
编制简单的预算：场地、餐饮、技术设备、周边礼品、摄影、意外开支。
与每个供应商约定币种和付款方式。

线上形象

以预发布模式创建活动网站，并设置候补名单。
准备一段简短的介绍文字，西班牙语版本，如有需要再加英语和葡萄牙语版本。

6 周前：合作伙伴与议程

联合主办方与合作伙伴

邀请一两位受众互补的联合主办方。
以书面形式约定：谁付什么费用、标志、提及方式、谁负责回复与会者，以及如何使用报名数据。
联系本地社区（开发者小组、高校）协助宣传。
考虑是否加入一家媒体合作伙伴或创作者；确定是互惠置换还是付费。

演讲者

列出理想的演讲者名单并发出邀请。
如果想要社区的演讲，就开放申请。
确认你为演讲者承担哪些费用（门票、交通、餐饮）。
如果有需要出行的演讲者，请查看国际演讲者的签证与后勤。

安全

与场地确认核准的容纳人数和紧急出口。
询问场地是否要求保险或许可；如有需要，请咨询经纪人。
发布行为准则。

5 周前：开放报名

从这里开始进入报名与签到环节，这正是井然有序的周边活动与混乱的周边活动之间差别最大的地方。

开放报名并设置名额上限（依据容纳人数，而不是你的愿望）。
决定报名是开放式还是人工审核（例如仅限开发者）。
只收集必要的数据：姓名、邮箱，最多再加一两个有用的问题。
在表单中说明你将如何使用这些数据，以及是否会与联合主办方共享。
设置让每位报名者通过邮件收到带二维码的门票。
准备名额满员时发送的候补名单消息。
在 X、Telegram、WhatsApp、Discord 以及联合主办方的渠道上发布活动公告。

4 周前：日程与沟通

敲定日程：时间、标题、演讲者、茶歇。
在活动网站上发布日程。
发布已确认的演讲者和联合主办方。
向演讲者索要简介、照片和最终标题。
规划未来几周的社交媒体内容。
索取摄影报价，如有需要，还有录制报价。

3 周前：供应商

确认餐饮：按预计报名人数确定数量、素食选项和饮食限制。
确认技术设备：麦克风、投影仪、转接头、网络。
订购周边礼品或印刷品（胸牌、横幅、标识牌）。
确定会场平面布局：签到处、舞台、人脉交流区、餐饮区。
招募负责签到和协助的志愿者。

2 周前：名额管理

对照名额检查报名人数。如果需求有余，启动候补名单。
如果需求不足，与联合主办方和社区一起加强宣传。
向报名者发送提醒，包含日期、时间、地址以及携带事项。
请无法出席的人释放自己的名额。
向演讲者发送实用指南：到场时间、会场、幻灯片格式、联系方式。

1 周前：确认一切

与每个供应商确认到场时间和现场联系人。
与每位演讲者和联合主办方确认。
收取幻灯片并测试。
确定谁在门口签到，以及使用什么设备。
用几张测试门票测试二维码扫描。
准备备用方案：如果二维码无法识读，就按姓名或邮箱手动查找。
建立工作人员的 WhatsApp 或 Telegram 群组。
准备物资包：线缆、转接头、排插、胶带、充电器、急救箱。

前一天

向报名者发送最后一次提醒，附上地址，并建议提前备好二维码。
如果有人取消，把名额释放给候补名单。
如果场地允许，检查布置情况。
给签到团队的手机和电池充电。

活动当天

开门之前

与工作人员和志愿者开五分钟的会：分工、出口、联系方式。
测试音响、投影和网络。
搭好签到台，并配上清晰的标识。
高峰时段至少有两人负责扫码。

二维码签到的实际操作

通过应用扫描每位与会者的二维码；重复扫描应当给出提醒。
对于找不到二维码的人：按姓名或邮箱查找，并手动登记入场。
确定如何处理没有报名就到场的人：如果还有空位，就在门口进入候补；如果已逼近容纳上限，就礼貌地说“不”。
实时统计到场人数，以遵守容纳人数限制。

活动期间

把控每场演讲的时间。
接待演讲者和联合主办方。
拍照，用于社交媒体以及给联合主办方的报告。
在应用和社交媒体上发布日程变动。

结束时

在台上感谢演讲者、联合主办方、场地方和志愿者。
与场地方协调撤场。
团队简短复盘：哪些做得好，哪些不好。

次日

向与会者发送感谢，如有幻灯片或录像，一并附上。
发送一份简短的问卷。
导出已完成签到的与会者名单，并与报名者对比。
计算你的实际出席率，为下一届做准备。
向联合主办方发送附带数据和照片的总结。
按约定向供应商和演讲者付款。
把经验教训记录在共享文档中。

如果不足 8 周

这样压缩：第一周确定目标、日期和场地；第二周在联合主办方确认后开放报名；第三周敲定日程和供应商。即使时间紧张，也不能让步的是：签约的场地、有名额上限的报名、签到测试和安全方案。对于规模更大的活动，会议筹办清单涵盖了更长的阶段。

BuildAConf 如何帮到你

借助 BuildAConf，你可以创建带预发布页面和候补名单的周边活动网站，开放免费报名，带二维码的门票会通过邮件发送，并通过应用扫描二维码完成签到，支持重复扫描提醒、手动登记和 CSV 导出。你还可以添加联合组织者，接收演讲者、媒体、网红和合作伙伴的申请，并把日程发布在可离线使用的应用中。付费售票功能暂未上线。

常见问题

筹办一场周边活动需要多长时间？

对于半天的活动，8 周是比较充裕的时间。更短的时间也可以完成，但时间紧张时最先出问题的是场地和联合主办方，尤其是在大型会议当周。

为什么用二维码签到，而不是打印名单？

高峰时段更快，能避免相近姓名造成的错误，还能给你真实的出席数据，用来衡量活动效果并向联合主办方汇报。

如果容纳人数有限，应该接受多少人报名？

报名名额不要超过核准的容纳人数。利用候补名单和提醒，让不去的人释放名额，并在有人取消时把名额释放给候补名单。

如果某位与会者的二维码无法识读，我该怎么办？

按姓名或邮箱查找这个人，并手动登记其入场。因此最好在前一周用测试门票测试系统。