साइड-इवेंट आयोजित करने की चेकलिस्ट: 8 हफ़्ते पहले से अगले दिन तक

बिना किसी हैरानी के साइड-इवेंट आयोजित करने के लिए उल्टे क्रम में कैलेंडर बनाकर काम करें: आठ हफ़्ते पहले लक्ष्य, तारीख और वेन्यू तय करें; छह से चार हफ़्ते पहले को-होस्ट और स्पीकर पक्के करें और रजिस्ट्रेशन खोलें; आखिरी दो हफ़्तों में वेंडरों की पुष्टि करें और सीटों का प्रबंधन करें; इवेंट के दिन QR कोड से चेक-इन करें, और अगले दिन नतीजे मापें और धन्यवाद दें। यह चेकलिस्ट किसी बड़ी कॉन्फ़्रेंस के आसपास के आधे दिन के साइड-इवेंट के लिए बनी है; आपका इवेंट छोटा या बड़ा हो तो इसे ढाल लें।

अगर आपको अब तक साफ़ नहीं है कि साइड-इवेंट क्या है या इसे क्यों करना चाहिए, तो क्रिप्टो कॉन्फ़्रेंस में साइड-इवेंट: ये क्या हैं और एक कैसे आयोजित करें से शुरू करें।

8 हफ़्ते पहले: बुनियादी फ़ैसले

लक्ष्य और फ़ॉर्मेट

इवेंट का लक्ष्य एक वाक्य में लिखें (डेवलपर अपनाव, पार्टनर, स्थानीय कम्युनिटी, ब्रांड)।
आदर्श ऑडियंस और हॉल का लक्षित आकार तय करें।
फ़ॉर्मेट चुनें: टॉक, वर्कशॉप, छोटा हैकाथॉन, बंद ब्रेकफ़ास्ट, नेटवर्किंग।
सफलता के मापदंड तय करें: असल में आए प्रतिभागी, प्रोफ़ाइल, मीटिंग, प्रोजेक्ट।

तारीख

मुख्य कॉन्फ़्रेंस का आधिकारिक एजेंडा देखें और उसके अहम क्षणों से बचें।
उस हफ़्ते पहले से घोषित साइड-इवेंट देखें।
दिन और समय-सीमा चुनें; एक विकल्प भी नोट करें।

वेन्यू और बजट

कॉन्फ़्रेंस के पास या अच्छी कनेक्टिविटी वाले दो-तीन संभावित वेन्यू सूचीबद्ध करें।
क्षमता, कनेक्टिविटी, प्लग पॉइंट, साउंड, प्रोजेक्टर और सुगम्यता जांचें।
वेन्यू को अनुबंध के साथ बुक करें: सेटअप का समय, कैटरिंग, रद्दीकरण।
एक सरल बजट बनाएं: वेन्यू, कैटरिंग, तकनीकी उपकरण, मर्च, फ़ोटोग्राफ़ी, आकस्मिक खर्च।
हर वेंडर के साथ मुद्रा और भुगतान का तरीका तय करें।

ऑनलाइन मौजूदगी

इवेंट की वेबसाइट प्री-लॉन्च मोड में वेटिंग लिस्ट के साथ बनाएं।
स्पैनिश में, और ज़रूरत हो तो अंग्रेज़ी और पुर्तगाली में, एक छोटा परिचय-टेक्स्ट तैयार करें।

6 हफ़्ते पहले: सहयोगी और प्रोग्राम

को-होस्ट और पार्टनर

पूरक ऑडियंस वाले एक या दो को-होस्ट को आमंत्रित करें।
लिखित में तय करें: कौन क्या भुगतान करता है, लोगो, उल्लेख, प्रतिभागियों को कौन जवाब देगा और रजिस्ट्रेशन डेटा कैसे इस्तेमाल होगा।
प्रचार के लिए स्थानीय कम्युनिटी (डेवलपर समूह, यूनिवर्सिटी) से संपर्क करें।
सोचें कि कोई मीडिया सहयोगी या क्रिएटर जोड़ने हैं या नहीं; तय करें कि बार्टर होगा या भुगतान।

स्पीकर

वांछित स्पीकरों की सूची बनाएं और उन्हें आमंत्रित करें।
अगर कम्युनिटी की टॉक चाहिए तो आवेदन खोलें।
पक्का करें कि आप स्पीकरों के लिए क्या कवर करते हैं (प्रवेश, आना-जाना, खाना)।
अगर स्पीकर यात्रा करके आ रहे हैं, तो अंतरराष्ट्रीय स्पीकरों के लिए वीज़ा और लॉजिस्टिक देखें।

सुरक्षा

वेन्यू से अनुमत क्षमता और आपातकालीन निकास की पुष्टि करें।
पूछें कि क्या वेन्यू बीमा या अनुमति मांगता है; ज़रूरत हो तो किसी ब्रोकर से सलाह लें।
आचार संहिता प्रकाशित करें।

5 हफ़्ते पहले: रजिस्ट्रेशन खोलें

यहां से रजिस्ट्रेशन और चेक-इन वाला पहलू शुरू होता है, जो व्यवस्थित साइड-इवेंट को अव्यवस्थित से सबसे ज़्यादा अलग करता है।

अधिकतम सीटों के साथ रजिस्ट्रेशन खोलें (क्षमता के अनुसार, अपनी इच्छा के अनुसार नहीं)।
तय करें कि पंजीकरण खुला होगा या मैन्युअल अनुमोदन के साथ (जैसे, सिर्फ़ डेवलपर)।
सिर्फ़ ज़रूरी डेटा मांगें: नाम, ईमेल और ज़्यादा से ज़्यादा एक-दो काम के सवाल।
फ़ॉर्म में बताएं कि आप डेटा का उपयोग कैसे करेंगे और क्या उसे को-होस्ट के साथ साझा किया जाएगा।
सेट करें कि हर पंजीकृत व्यक्ति को ईमेल से QR कोड वाला उसका टिकट मिले।
सीटें भरने पर भेजने के लिए वेटिंग लिस्ट का संदेश तैयार करें।
इवेंट की घोषणा X, Telegram, WhatsApp, Discord और को-होस्ट के चैनलों पर करें।

4 हफ़्ते पहले: एजेंडा और संवाद

एजेंडा पक्का करें: समय, शीर्षक, स्पीकर, ब्रेक।
एजेंडा इवेंट की वेबसाइट पर प्रकाशित करें।
पुष्टि हो चुके स्पीकर और को-होस्ट प्रकाशित करें।
स्पीकरों से बायो, फ़ोटो और अंतिम शीर्षक मांगें।
अगले हफ़्तों के लिए सोशल मीडिया कंटेंट की योजना बनाएं।
फ़ोटोग्राफ़ी का और, अगर लागू हो, रिकॉर्डिंग का कोटेशन मांगें।

3 हफ़्ते पहले: वेंडर

कैटरिंग की पुष्टि करें: अपेक्षित पंजीकरणों के अनुसार मात्रा, शाकाहारी विकल्प और प्रतिबंध।
तकनीकी उपकरण की पुष्टि करें: माइक्रोफ़ोन, प्रोजेक्टर, एडाप्टर, कनेक्टिविटी।
मर्च या प्रिंटिंग का ऑर्डर दें (बैज, बैनर, साइनेज)।
हॉल का नक्शा तय करें: रजिस्ट्रेशन, मंच, नेटवर्किंग ज़ोन, कैटरिंग।
रजिस्ट्रेशन और सहायता के लिए वॉलंटियर जुटाएं।

2 हफ़्ते पहले: सीटों का प्रबंधन

पंजीकरण की तुलना सीटों से करें। अगर मांग ज़्यादा हो, तो वेटिंग लिस्ट चालू करें।
अगर मांग कम हो, तो को-होस्ट और कम्युनिटी के साथ प्रचार बढ़ाएं।
पंजीकृत लोगों को तारीख, समय, पते और क्या लाना है, इसके साथ रिमाइंडर भेजें।
उनसे कहें कि न आ सकें तो अपनी जगह छोड़ दें।
स्पीकरों को व्यावहारिक गाइड भेजें: पहुंचने का समय, हॉल, स्लाइड का फ़ॉर्मेट, संपर्क।

1 हफ़्ते पहले: सब कुछ पक्का करें

हर वेंडर से पहुंचने का समय और मौके पर संपर्क की पुष्टि करें।
हर स्पीकर और को-होस्ट से पुष्टि करें।
स्लाइड प्राप्त करें और उन्हें चलाकर जांचें।
तय करें कि दरवाज़े पर चेक-इन कौन करेगा और किन डिवाइस से।
कुछ टेस्ट टिकट से QR स्कैनिंग जांचें।
बैकअप तरीका तैयार करें: अगर QR न पढ़ा जाए तो नाम या ईमेल से मैन्युअल खोज।
स्टाफ़ का WhatsApp या Telegram ग्रुप बनाएं।
किट तैयार करें: केबल, एडाप्टर, एक्सटेंशन, टेप, चार्जर, फ़र्स्ट-एड बॉक्स।

एक दिन पहले

पंजीकृत लोगों को पते के साथ आखिरी रिमाइंडर भेजें और QR हाथ में रखने की सलाह दें।
अगर रद्दीकरण हुए हों, तो सीटें वेटिंग लिस्ट वालों को दें।
अगर वेन्यू अनुमति दे, तो सेटअप की जांच करें।
चेक-इन टीम के फ़ोन और बैटरी चार्ज करें।

इवेंट का दिन

दरवाज़े खुलने से पहले

स्टाफ़ और वॉलंटियर के साथ पांच मिनट की बैठक: भूमिकाएं, निकास, संपर्क।
साउंड, प्रोजेक्शन और इंटरनेट का टेस्ट।
साफ़ साइनेज के साथ चेक-इन काउंटर तैयार।
व्यस्ततम घंटे में कम से कम दो लोग स्कैन करें।

QR से चेक-इन, व्यवहार में

ऐप से हर प्रतिभागी का QR स्कैन करें; दोबारा स्कैन होने पर अलर्ट आना चाहिए।
जिसे अपना QR नहीं मिल रहा: नाम या ईमेल से खोजें और प्रवेश मैन्युअली दर्ज करें।
तय करें कि बिना पंजीकरण आने वालों का क्या करना है: जगह हो तो दरवाज़े पर वेटिंग लिस्ट, या क्षमता की सीमा पर हों तो विनम्र "ना"।
क्षमता का पालन करने के लिए प्रतिभागियों की रीयल-टाइम गिनती रखें।

इवेंट के दौरान

हर टॉक के समय का ध्यान रखें।
स्पीकर और को-होस्ट का स्वागत करें।
सोशल मीडिया और को-होस्ट को रिपोर्ट के लिए फ़ोटो लें।
एजेंडा में बदलाव ऐप और सोशल मीडिया पर प्रकाशित करें।

समापन पर

मंच से स्पीकर, को-होस्ट, वेन्यू और वॉलंटियर का धन्यवाद करें।
वेन्यू के साथ समन्वय में सामान समेटें।
टीम की छोटी बैठक: क्या अच्छा रहा और क्या नहीं।

अगला दिन

प्रतिभागियों को धन्यवाद भेजें, स्लाइड या रिकॉर्डिंग हों तो साथ में।
एक छोटा सर्वे भेजें।
चेक-इन करने वाले प्रतिभागियों की सूची एक्सपोर्ट करें और उसकी तुलना पंजीकृत लोगों से करें।
अगले संस्करण के लिए अपनी असली उपस्थिति दर निकालें।
को-होस्ट को डेटा और फ़ोटो के साथ सारांश भेजें।
तय के अनुसार वेंडरों और स्पीकरों को भुगतान करें।
सीखी बातें एक साझा दस्तावेज़ में दर्ज करें।

अगर आपके पास 8 हफ़्ते से कम हैं

ऐसे संक्षिप्त करें: पहले हफ़्ते लक्ष्य, तारीख और वेन्यू तय करें; दूसरे में पक्के को-होस्ट के साथ रजिस्ट्रेशन खोलें; तीसरे में एजेंडा और वेंडर बंद करें। समय कम हो तब भी जिन पर समझौता नहीं होता: अनुबंध वाला वेन्यू, सीटों की सीमा वाला रजिस्ट्रेशन, चेक-इन का टेस्ट और सुरक्षा योजना। बड़े इवेंट के लिए कॉन्फ़्रेंस आयोजित करने की चेकलिस्ट लंबे चरणों को कवर करती है।

BuildAConf आपकी कैसे मदद करता है

BuildAConf से आप प्री-लॉन्च पेज और वेटिंग लिस्ट के साथ साइड-इवेंट की वेबसाइट बनाते हैं, ईमेल से आने वाले QR कोड टिकट के साथ मुफ़्त रजिस्ट्रेशन खोलते हैं, और ऐप से QR स्कैन करके चेक-इन करते हैं, जिसमें दोबारा स्कैन की चेतावनी, मैन्युअल रजिस्ट्रेशन और CSV एक्सपोर्ट शामिल हैं। आप सह-आयोजक जोड़ सकते हैं, स्पीकर, मीडिया, इन्फ़्लुएंसर और पार्टनर के आवेदन ले सकते हैं, और एजेंडा को ऐसे ऐप में प्रकाशित कर सकते हैं जो बिना कनेक्शन के चलता है। सशुल्क टिकट बिक्री अभी उपलब्ध नहीं है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

साइड-इवेंट आयोजित करने में मुझे कितना समय चाहिए?

आधे दिन के इवेंट के लिए आठ हफ़्ते आरामदायक अवधि है। इसे कम में भी किया जा सकता है, लेकिन कम समय में वेन्यू और को-होस्ट सबसे पहले उलझते हैं, खासकर किसी बड़ी कॉन्फ़्रेंस के हफ़्ते में।

छपी हुई सूची की बजाय QR चेक-इन क्यों इस्तेमाल करें?

यह व्यस्ततम घंटे में तेज़ है, मिलते-जुलते नामों की गलतियां रोकता है और इवेंट को मापने और को-होस्ट को रिपोर्ट करने के लिए उपस्थिति का असली डेटा देता है।

अगर क्षमता सीमित हो तो कितने लोगों को पंजीकृत करें?

पंजीकरण की सीटों में अनुमत क्षमता से ज़्यादा न रखें। वेटिंग लिस्ट और रिमाइंडर इस्तेमाल करें ताकि जो न आए वह अपनी जगह छोड़ दे, और रद्दीकरण होने पर सीटें वेटिंग लिस्ट वालों को दें।

अगर किसी प्रतिभागी का QR न पढ़ा जाए तो क्या करूं?

व्यक्ति को नाम या ईमेल से खोजें और उसका प्रवेश मैन्युअली दर्ज करें। इसीलिए पिछले हफ़्ते टेस्ट टिकट से सिस्टम जांच लेना ठीक रहता है।