कम या बिना बजट के कॉन्फ़्रेंस का प्रचार कैसे करें

बिना बजट के कॉन्फ़्रेंस का प्रचार करने के लिए उन लोगों का सहारा लें जिनके पास आपके ऑडियंस का ध्यान पहले से है: तकनीकी या प्रोफ़ेशनल कम्युनिटी, पक्के हो चुके स्पीकर्स, मीडिया पार्टनर्स और विश्वविद्यालय। उन्हें शेयर के लिए तैयार सामग्री दें, उन चैनलों का इस्तेमाल करें जहाँ आपके लोग सच में बातचीत करते हैं (लैटिन अमेरिका में अक्सर WhatsApp और Telegram), और पक्का करें कि जब कोई आपका विषय और आपका शहर खोजे तो इवेंट की वेबसाइट Google में दिखे। कई हफ़्तों की निरंतरता एक दिन के बड़े कैंपेन से ज़्यादा मायने रखती है।

सिद्धांत: दूसरे आपके इवेंट के बारे में बताएं

आपके अकाउंट की पोस्ट उन्हीं तक पहुँचती है जो आपको पहले से फ़ॉलो करते हैं। किसी स्पीकर, कम्युनिटी या मीडिया की पोस्ट उन लोगों तक पहुँचती है जो अभी आपको नहीं जानते और शेयर करने वाले पर भरोसा करते हैं। इसीलिए कम बजट का प्रचार आवाज़ें बढ़ाने पर टिका है, अपना कंटेंट ज़्यादा बनाने पर नहीं।

आपका काम है शेयर करना आसान बनाना: तैयार टेक्स्ट, सही फ़ॉर्मेट में इमेज, काम करने वाले लिंक और साफ़ तारीख़ें।

1. सहयोगी कम्युनिटी

अपने शहर और देश में अपने विषय से जुड़ी कम्युनिटी की सूची बनाएं: मीटअप, यूज़र ग्रुप, छात्र चैप्टर, टेक में महिलाओं के समूह, प्रोफ़ेशनल एसोसिएशन, विश्वविद्यालय क्लब।

एक सरल समझौता प्रस्तावित करें:

कम्युनिटी इवेंट का प्रचार अपने चैनलों पर करती है।
बदले में उसे वेबसाइट के सहयोगी कम्युनिटी सेक्शन में अपना लोगो, अपने सदस्यों के लिए डिस्काउंट कोड (अगर इवेंट पेड है), अपना परिचय देने की जगह या नेटवर्किंग एरिया में एक टेबल मिलती है।

सुझाव:

पेज को नहीं, आयोजक व्यक्ति से संपर्क करें। निजी संदेश सामान्य ईमेल से बेहतर काम करता है।
प्रचार किट दें (नीचे देखें) ताकि किसी को शुरू से लिखना न पड़े।
एहसान लौटाएं: साल भर उनकी गतिविधियों का प्रचार करें। जो साझेदारियाँ सिर्फ़ माँगती हैं, वे जल्दी चुक जाती हैं।

2. स्पीकर्स आवाज़ बढ़ाने वाले के रूप में

हर पक्के स्पीकर का अपना नेटवर्क होता है: सहकर्मी, फ़ॉलोअर्स, उसकी कंपनी, उसकी कम्युनिटी। यह शायद आपका सबसे असरदार मुफ़्त चैनल है।

हर स्पीकर की अलग घोषणा करें, अलग कार्ड के साथ (फ़ोटो, नाम, टॉक का शीर्षक)। हर घोषणा स्पीकर को शेयर करने की वजह देती है।
उन्हें एक किट भेजें: उनका कार्ड स्क्वायर और वर्टिकल फ़ॉर्मेट में, उत्तम पुरुष में सुझाया गया टेक्स्ट ("मैं ... में ... पर बोलने जा रहा हूँ"), इवेंट का लिंक और, अगर हो, उनके नेटवर्क के लिए डिस्काउंट कोड।
साफ़ शब्दों में माँगें, तारीख़ों के साथ: "क्या आप इसे इस हफ़्ते और इवेंट से एक हफ़्ता पहले फिर शेयर कर सकते हैं?"
उनकी कंपनी से संपर्क आसान बनाएं: जब कोई कर्मचारी टॉक देता है तो कई कंपनियाँ प्रचार करती हैं, और कभी-कभी स्पॉन्सर भी बन जाती हैं।

3. मीडिया पार्टनर्स

आपकी निश के विशेषज्ञ मीडिया, ब्लॉग, पॉडकास्ट और न्यूज़लेटर कंटेंट की तलाश में रहते हैं। आम अदला-बदली का समझौता: मीडिया इवेंट का प्रचार और कवरेज करता है, और आप उसे मीडिया पार्टनर के रूप में विज़िबिलिटी, प्रेस मान्यता और इंटरव्यू के लिए स्पीकर्स तक पहुँच देते हैं। देश और विषय के हिसाब से मीडिया खोजने के लिए आप मीडिया डायरेक्टरी देख सकते हैं; ब्लॉग की दूसरी गाइड्स में हम बताते हैं कि ऐसे समझौते कैसे पक्के करें।

4. WhatsApp और Telegram

इस क्षेत्र के बड़े हिस्से में इवेंट्स की जानकारी खुले सोशल नेटवर्क से ज़्यादा WhatsApp और Telegram ग्रुप्स में घूमती है। इनका इस्तेमाल सावधानी से करें: बेमौक़े प्रचार संदेश किसी कम्युनिटी में आपकी साख बिगाड़ सकता है।

अच्छी प्रथाएं

पोस्ट करने से पहले ग्रुप के एडमिन से अनुमति लें, या उनसे ही पोस्ट करने को कहें।
एक छोटा और पूरा संदेश: यह क्या है, कब, कहाँ, किसके लिए, कितने का है और लिंक। इमोजी की झड़ी या कैपिटल अक्षरों के बिना।
इमेज + टेक्स्ट + लिंक एक ही संदेश में।
ज़्यादा दोहराव न करें। लॉन्च की एक घोषणा, एजेंडा प्रकाशित होने पर एक, और अंत में एक रिमाइंडर आमतौर पर काफ़ी हैं।
अपना चैनल या घोषणा ग्रुप बनाएं। WhatsApp ने 2023 में Channels लॉन्च किए, जो एकतरफ़ा प्रसारण का टूल है और जिसे Meta ने उसी साल 150 से ज़्यादा देशों तक बढ़ाया; Telegram में उसी तर्क वाले चैनल मौजूद हैं। इस तरह रुचि रखने वालों को ख़बरें दूसरों के ग्रुप्स पर निर्भर हुए बिना मिलती हैं।

संदेश का टेम्पलेट

[इवेंट का नाम] — [शहर] में [विषय] 📅 [तारीख़] · 📍 [वेन्यू] [एक पंक्ति कि क्या सीखने को मिलेगा या यह किसके लिए है] स्पीकर्स: [2–3 नाम] एंट्री: [मुफ़्त / कीमत] · रजिस्ट्रेशन: [लिंक]

5. इवेंट की वेबसाइट और SEO

बहुत से लोग Google पर "[शहर] में [विषय] कॉन्फ़्रेंस" या इवेंट का नाम खोजते हैं। अगर आपका इवेंट सिर्फ़ Instagram पोस्ट या PDF में है, तो वह नहीं दिखेगा।

बुनियादी बातें

अपनी वेबसाइट, जिसमें पेज के टाइटल में इवेंट का नाम हो, और पहले पैराग्राफ़ में शहर, तारीख़ें और विषय।
हर अहम हिस्से के लिए एक पेज या सेक्शन: एजेंडा, स्पीकर्स, वेन्यू, स्पॉन्सर्स, अक्सर पूछे जाने वाले सवाल। हर एक खोज में दिखने का मौका है।
पूरे नाम वाली स्पीकर प्रोफ़ाइल: लोग स्पीकर्स को खोजते हैं और आपके इवेंट पर पहुँचते हैं।
इवेंट का स्ट्रक्चर्ड डेटा। Google नतीजों में इवेंट्स को उभारकर दिखाने के लिए Event टाइप का मार्कअप (schema.org) स्वीकार करता है। उसके दस्तावेज़ों के अनुसार, इवेंट अनुभव उन फ़िज़िकल लोकेशन वाले इवेंट्स के लिए है जिन्हें कोई भी बुक कर सकता है, इसलिए नाम, तारीख़, वेन्यू और पूरा पता शामिल करें।
स्थिर डोमेन। अगर आप कई एडिशन करते हैं, तो वही डोमेन रखें और पिछले एडिशन मिटाने की जगह आर्काइव करें: इतिहास आपको खोजे जाने में मदद करता है।
मोबाइल पर स्पीड। आपके ज़्यादातर लोग लिंक फ़ोन से खोलेंगे, कभी-कभी सीमित डेटा के साथ।

खोज खींचने वाला कंटेंट

इवेंट से पहले कुछ काम के कंटेंट प्रकाशित करें: किसी स्पीकर का इंटरव्यू, वेन्यू तक पहुँचने की गाइड, वर्कशॉप से पहले क्या सीखना चाहिए इसकी सूची। हर एक को सोशल मीडिया और ग्रुप्स में शेयर किया जा सकता है और वह सर्च इंजनों में विज़िबिलिटी बढ़ाता है।

6. विश्वविद्यालय और स्थानीय कंपनियाँ

विश्वविद्यालय: उनके आधिकारिक चैनलों और नोटिस बोर्ड पर प्रचार के बदले छात्रों के लिए टिकट या स्कॉलरशिप दें। कक्षा में इवेंट की सिफ़ारिश करने वाला प्रोफ़ेसर किसी विज्ञापन से ज़्यादा कीमती है।
तकनीकी टीमों वाली कंपनियाँ: ग्रुप डिस्काउंट दें। अगर कंपनी अपनी टीम भेजती है, तो वह आमतौर पर इसे भीतर प्रचारित करती है।

प्रचार किट

इसे एक बार तैयार करें और कम्युनिटी, स्पीकर्स और मीडिया के साथ साझा करें:

छोटा टेक्स्ट (WhatsApp के लिए) और लंबा टेक्स्ट (LinkedIn या न्यूज़लेटर के लिए)।
स्क्वायर, वर्टिकल (स्टोरीज़) और हॉरिज़ॉन्टल फ़ॉर्मेट में इमेज।
इवेंट का लोगो, हल्के और गहरे दोनों संस्करणों में।
वेबसाइट का लिंक, हर सहयोगी के लिए अलग UTM पैरामीटर के साथ अगर आप मापना चाहते हैं कि कौन सबसे ज़्यादा रजिस्ट्रेशन लाता है।
मुख्य तारीख़ें: लॉन्च, कॉल फ़ॉर प्रपोज़ल्स का अंत, एजेंडा, अर्ली बर्ड का अंत, इवेंट।

प्रचार का न्यूनतम कैलेंडर

समय	कार्रवाई
लॉन्च	प्री-लॉन्च वेबसाइट, कम्युनिटी में घोषणा, कॉल फ़ॉर प्रपोज़ल्स खुला
कॉल फ़ॉर प्रपोज़ल्स का अंत	कम्युनिटी और ग्रुप्स को रिमाइंडर
स्पीकर्स पक्के	हर स्पीकर की एक घोषणा, हर एक के लिए किट
एजेंडा प्रकाशित	सामान्य घोषणा, मीडिया और न्यूज़लेटर
आख़िरी दो हफ़्ते	रिमाइंडर, उल्टी गिनती, स्पीकर्स का कंटेंट
इवेंट के बाद	फ़ोटो, धन्यवाद, रिकॉर्डिंग: यही अगले एडिशन का प्रचार है

BuildAConf के साथ आप इवेंट की वेबसाइट अपने सबडोमेन या डोमेन पर प्रकाशित करते हैं, पहले दिन से वेटिंग लिस्ट वाला प्री-लॉन्च पेज पाते हैं, और स्पीकर प्रोफ़ाइल पक्की होते ही अपने आप दिखने लगती हैं; आप इन्फ़्लुएंसर डायरेक्टरी में सहयोगी भी खोज सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

प्रचार कितना पहले शुरू करना चाहिए?

जैसे ही तारीख़ और वेन्यू पक्के हो जाएं। पहले वेबसाइट को प्री-लॉन्च मोड में प्रकाशित करें ताकि इच्छुक लोग जुट सकें, और फिर हर पड़ाव (कॉल फ़ॉर प्रपोज़ल्स, स्पीकर्स, एजेंडा) को दोबारा संवाद करने की नई वजह बनाएं।

क्या सोशल मीडिया पर विज्ञापन देना फ़ायदेमंद है?

अंत में मज़बूती देने के लिए मदद कर सकता है, पर कम्युनिटी और स्पीकर्स की जगह नहीं ले सकता। अगर आपका बजट छोटा है, तो उसे तब इस्तेमाल करें जब आपके पास दिखाने के लिए एजेंडा और स्पीकर्स हों, और शहर तथा रुचियों के हिसाब से टारगेट करें।

मुझे कैसे पता चले कि कौन सा चैनल ज़्यादा रजिस्ट्रेशन लाता है?

हर सहयोगी को अलग UTM पैरामीटर वाला लिंक या अपना डिस्काउंट कोड दें। इस तरह आप अपने विज़िट आँकड़ों या टिकट प्लेटफ़ॉर्म में देख सकते हैं कि किस कम्युनिटी, स्पीकर या मीडिया ने ज़्यादा रुचि पैदा की।

क्या WhatsApp ग्रुप्स में इवेंट पोस्ट करना स्पैम है?

अगर आप बिना अनुमति या बार-बार करते हैं, तो हो सकता है। ग्रुप के एडमिन से अनुमति लें, पूरा और छोटा संदेश भेजें, और भेजना मुख्य पड़ावों तक सीमित रखें। इससे भी बेहतर: लोगों को अपने घोषणा चैनल को फ़ॉलो करने के लिए बुलाएं।