लैटिन अमेरिका में हाइब्रिड और ऑनलाइन इवेंट्स: क्या काम करता है

लैटिन अमेरिका में हाइब्रिड और ऑनलाइन इवेंट्स तब काम करते हैं जब उन्हें इस क्षेत्र की हक़ीक़तों के हिसाब से डिज़ाइन किया जाए: कई टाइम ज़ोन, असमान कनेक्टिविटी, स्पेनिश और पुर्तगाली बोलने वाले ऑडियंस, और WhatsApp तथा Telegram पर बसी कम्युनिटी। फ़ॉर्मेट लक्ष्य के हिसाब से चुनें: देशों में पहुँच के लिए ऑनलाइन, नेटवर्किंग और स्पॉन्सर बातचीत के लिए इन-पर्सन, और हाइब्रिड तभी जब आप दोनों अनुभव अच्छी तरह तैयार करने का खर्च उठा सकें। इन-पर्सन इवेंट में जोड़ी गई सस्ती लाइवस्ट्रीम हाइब्रिड इवेंट नहीं है; वह चैट के साथ एक रिकॉर्डिंग है।

तीन फ़ॉर्मेट, तीन अलग प्रोडक्ट

"हाइब्रिड" को एक ही चीज़ मानना बंद करना मददगार है।

फ़ॉर्मेट	यह क्या है	किसके लिए सबसे अच्छा
रिकॉर्डिंग के साथ इन-पर्सन	फ़िज़िकल इवेंट; टॉक्स रिकॉर्ड होकर बाद में प्रकाशित	नेटवर्किंग, स्पॉन्सर्स, स्थानीय कम्युनिटी
हाइब्रिड	लाइव इन-पर्सन इवेंट और रिमोट एटेंडीज़ के लिए अलग से डिज़ाइन किया अनुभव	फ़िज़िकल आधार के साथ क्षेत्रीय पहुँच
पूरी तरह ऑनलाइन	सब कुछ ऑनलाइन होता है	देशों में पहुँच, कम बजट, बार-बार होने वाले इवेंट

हर फ़ॉर्मेट अलग लोगों के काम आता है। स्पीकर्स, स्पॉन्सर्स, मीडिया और क्रिएटर्स को प्रतिबद्ध होने से पहले पता होना चाहिए कि वे किस फ़ॉर्मेट में जुड़ रहे हैं, क्योंकि उनका काम पूरी तरह बदल जाता है।

इस क्षेत्र में यह दिलचस्प क्यों है

लैटिन अमेरिका बड़ा है, और देशों के बीच यात्रा लंबी और महँगी हो सकती है। ऑनलाइन या हाइब्रिड फ़ॉर्मेट से किसी छोटे शहर में, या ऐसे देश में रहने वाला व्यक्ति भी शामिल हो सकता है जहाँ बड़ा कॉन्फ़्रेंस सर्किट नहीं है। साथ ही, इस क्षेत्र में इवेंट्स की ज़्यादातर वैल्यू निजी रिश्तों से आती है, और कई लोग उसी से कारोबार करना पसंद करते हैं जिससे वे मिल चुके हों।

प्लान करते समय इन व्यावहारिक बातों का ध्यान रखें:

• टाइम ज़ोन। यह क्षेत्र कई टाइम ज़ोन में फैला है, और कुछ देश मौसम के हिसाब से घड़ी बदलते हैं जबकि कुछ नहीं। समय हमेशा टाइम ज़ोन के साथ प्रकाशित करें, और मुख्य शहरों के लिए कनवर्टर का लिंक या तालिका दें।
• कनेक्टिविटी। कई एटेंडीज़ फ़ोन और मोबाइल डेटा से जुड़ेंगे। भारी प्लेटफ़ॉर्म, अनिवार्य डाउनलोड और हाई-रिज़ॉल्यूशन वीडियो उन्हें बाहर कर सकते हैं।
• भाषा। तय करें कि सेशन स्पेनिश, पुर्तगाली या अंग्रेज़ी में होंगे, और एजेंडा में यह बताएं। सबटाइटल या इंटरप्रेटेशन ऑडियंस को बढ़ाते हैं।
• चैनल। WhatsApp और Telegram कम्युनिटी में साझा किए गए रिमाइंडर और लिंक अक्सर अकेले ईमेल से बेहतर काम करते हैं।

फ़ॉर्मेट चुनना

चार सवाल पूछें:

1. मुख्य लक्ष्य क्या है? सीखना, नेटवर्किंग, बिक्री, कम्युनिटी या विज़िबिलिटी?
2. ऑडियंस कहाँ है? ज़्यादातर एक शहर में, या कई देशों में फैला हुआ?
3. प्रोडक्शन के लिए कितना बजट है? हाइब्रिड के लिए अच्छा ऑडियो, कैमरे, स्थिर कनेक्शन और ऑनलाइन ऑडियंस को समर्पित एक व्यक्ति चाहिए।
4. स्पॉन्सर्स को क्या चाहिए? जिन स्पॉन्सर्स को लीड्स चाहिए वे आमतौर पर आमने-सामने की बातचीत को महत्व देते हैं; जिन्हें अवेयरनेस चाहिए वे ऑनलाइन पहुँच और रिकॉर्डिंग को।

अगर जवाब अलग-अलग दिशाओं में इशारा करें, तो आम समाधान है रिकॉर्डिंग के साथ इन-पर्सन इवेंट, और मुख्य इवेंट से पहले या बाद में कुछ छोटे ऑनलाइन सेशन।

ऑर्गनाइज़र्स के लिए: हाइब्रिड को सच में काम का बनाना

• एक ऑनलाइन होस्ट तय करें। कोई ऐसा जिसका अकेला काम रिमोट ऑडियंस हो: लोगों का स्वागत, सवाल पढ़ना, ब्रेक समझाना।
• रिमोट सवाल स्टेज पर लाएं। मॉडरेटर को हर Q&A में ऑनलाइन से कम से कम एक सवाल लेना चाहिए।
• पहले ऑडियो में निवेश करें। दर्शक औसत वीडियो माफ़ कर देते हैं, ख़राब आवाज़ नहीं।
• बैकअप कनेक्शन रखें। वेन्यू का इंटरनेट अक्सर सभी एटेंडीज़ के साथ साझा होता है। समर्पित लाइन या मोबाइल बैकअप से स्ट्रीम ठप होने से बचती है।
• सिर्फ़ ऑनलाइन वालों के लिए पल बनाएं। ब्रेक में स्पीकर्स के छोटे इंटरव्यू रिमोट दर्शकों को जोड़े रखते हैं।
• रिकॉर्डिंग जल्दी प्रकाशित करें, टॉक की भाषा में शीर्षक और विवरण के साथ।

पूरी प्लानिंग की तस्वीर के लिए कॉन्फ़्रेंस प्लानिंग चेकलिस्ट देखें।

स्पीकर्स के लिए: रिमोट या मिले-जुले ऑडियंस के सामने प्रस्तुति

अगर आप रिमोट से बोल रहे हैं:

• इवेंट से पहले ऑर्गनाइज़र के साथ अपना सेटअप टेस्ट करें: कैमरा, माइक्रोफ़ोन, स्क्रीन शेयरिंग, कनेक्शन।
• हो सके तो वायर्ड कनेक्शन इस्तेमाल करें और बाकी एप्लिकेशन बंद कर दें।
• बैकअप के तौर पर स्लाइड्स पहले से भेज दें, ताकि कनेक्शन फ़ेल होने पर कोई और उन्हें प्रस्तुत कर सके।
• अपने टाइम ज़ोन में समय की पुष्टि लिखित में करें।

अगर आप हाइब्रिड इवेंट में स्टेज पर प्रस्तुति दे रहे हैं:

• ऑडियंस के सवाल माइक्रोफ़ोन में दोहराएं ताकि रिमोट दर्शक उन्हें सुन सकें।
• बीच-बीच में कैमरे की ओर देखें; रिमोट ऑडियंस भी आपकी ऑडियंस है।
• ऐसी चीज़ों पर निर्भर न रहें जो सिर्फ़ हॉल में बैठे लोग देख सकें, जैसे व्हाइटबोर्ड की ओर इशारा करना।

स्पॉन्सर्स के लिए: ऑनलाइन ऑडियंस से वैल्यू पाना

ऑनलाइन और हाइब्रिड ऑडियंस बूथ के पास से गुज़रते लोगों से अलग बर्ताव करते हैं। ऑर्गनाइज़र से पूछें:

• स्पॉन्सर्स ऑनलाइन ऑडियंस को कैसे दिखेंगे? स्ट्रीम में लोगो, छोटा स्पॉन्सर्ड सेशन, होस्ट द्वारा ज़िक्र?
• क्या रिकॉर्डिंग ऑनलाइन रहेंगी, और क्या उन पर स्पॉन्सर की ब्रांडिंग बनी रहेगी?
• क्या आप ट्रैकिंग लिंक के साथ कोई रिसोर्स दे सकते हैं ताकि रुचि मापी जा सके?
• ऑडियंस का कौन सा डेटा, अगर कोई हो, साझा होगा, और किस सहमति के साथ?

ऑनलाइन स्पॉन्सरशिप को अपने ट्रैकिंग लिंक और कोड से मापें। हमारी गाइड बूथ ROI मापना यह तरीका समझाती है, जो ऑनलाइन गतिविधियों पर भी लागू होता है।

मीडिया और क्रिएटर्स के लिए

हाइब्रिड और ऑनलाइन इवेंट्स मीडिया पार्टनर्स और क्रिएटर्स के लिए अच्छे मौके हैं:

• रिमोट कवरेज। आप यात्रा किए बिना सेशन कवर कर सकते हैं, जिससे बार्टर डील ज़्यादा उचित बनती हैं।
• क्लिप्स। टॉक्स की छोटी क्लिप्स अक्सर सबसे ज़्यादा शेयर होने वाला कंटेंट होती हैं, अगर ऑर्गनाइज़र इजाज़त दे। राइट्स पहले से तय करें।
• इंटरव्यू। इवेंट से पहले किसी स्पीकर का छोटा ऑनलाइन इंटरव्यू बनाना आसान है और प्रचार में मदद करता है।

कवरेज के लिए हाँ कहने से पहले पूछें कि आपको कौन सा एक्सेस मिलेगा: प्रेस लिंक, रिकॉर्डिंग, स्पीकर्स के संपर्क।

ऑनलाइन इवेंट के अच्छे चलने वाले फ़ॉर्मेट

• छोटे सेशन। ऑनलाइन ध्यान सीमित रहता है; ब्रेक के साथ छोटी टॉक्स लंबे ब्लॉक से बेहतर चलती हैं।
• वर्कशॉप छोटे समूहों और हाथों-हाथ अभ्यास के साथ।
• एक विशेषज्ञ के साथ लाइव Q&A, मॉडरेटेड, सवाल पहले से इकट्ठे किए हुए।
• क्षेत्रीय राउंड, जहाँ अलग-अलग देशों की कम्युनिटी हर एक छोटा अपडेट प्रस्तुत करती है।
• वॉच पार्टी: स्थानीय समूह ऑनलाइन इवेंट साथ देखने के लिए आमने-सामने जुटते हैं, जिससे ऑनलाइन फ़ॉर्मेट में नेटवर्किंग जुड़ जाती है।

इस क्षेत्र में वॉच पार्टी ख़ास तौर पर काम की हैं। किसी शहर की कम्युनिटी कॉफ़ी और चर्चा के साथ स्क्रीनिंग सेशन आयोजित कर सकती है, जिससे ऑनलाइन इवेंट के लिए एक इन-पर्सन पल बनता है।

आम ग़लतियाँ

• रिमोट ऑडियंस को बाद की बात समझना।
• टाइम ज़ोन के बिना समय प्रकाशित करना।
• भारी प्लेटफ़ॉर्म जो मोबाइल डेटा वाले फ़ोन पर नहीं चलते।
• बैकअप इंटरनेट कनेक्शन न होना।
• डिलीवर करने के प्लान के बिना स्पॉन्सर्स से ऑनलाइन पहुँच का वादा करना।

प्लानिंग की एक झटपट चेकलिस्ट

• लक्ष्य और ऑडियंस की जगह के आधार पर फ़ॉर्मेट चुना गया
• मुख्य शहरों के टाइम ज़ोन के साथ समय प्रकाशित
• एजेंडा में हर सेशन की भाषा
• ऑनलाइन होस्ट तय (हाइब्रिड)
• ऑडियो टेस्ट हुआ; बैकअप कनेक्शन तैयार
• स्पीकर्स की तकनीकी जाँच तय
• ऑनलाइन ऑडियंस के लिए स्पॉन्सर विज़िबिलिटी परिभाषित
• स्पीकर्स और मीडिया के साथ रिकॉर्डिंग राइट्स तय
• WhatsApp और Telegram कम्युनिटी में रिमाइंडर की योजना

BuildAConf हर इवेंट को एक वेबसाइट और एक मोबाइल इवेंट ऐप (PWA) देता है, जहाँ एटेंडीज़ ऑफ़लाइन भी एजेंडा देख सकते हैं, साथ में QR टिकट के साथ मुफ़्त रजिस्ट्रेशन और इन-पर्सन हिस्से के लिए QR से चेक-इन। इंटरफ़ेस स्पेनिश, अंग्रेज़ी और पुर्तगाली में उपलब्ध है। एजेंडा को pretalx/frab JSON फ़ॉर्मेट में एक्सपोर्ट और इम्पोर्ट किया जा सकता है। ज़्यादा जानकारी: buildaconf.com/para-organizadores।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या हाइब्रिड इवेंट इन-पर्सन इवेंट से महँगा होता है?

आमतौर पर हाँ। वेन्यू के अलावा आपको प्रोडक्शन उपकरण, भरोसेमंद कनेक्शन और ऑनलाइन ऑडियंस को समर्पित स्टाफ़ चाहिए। अगर बजट तंग है, तो सेशन रिकॉर्ड करें और बाद में प्रकाशित करें।

पूरे लैटिन अमेरिका में चलने वाला समय कैसे चुनूं?

देखें कि आपका ज़्यादातर ऑडियंस कहाँ है और ऐसा समय चुनें जो मुख्य देशों में काम के घंटों या शुरुआती शाम में पड़े। समय टाइम ज़ोन और मुख्य शहरों के रूपांतरण के साथ प्रकाशित करें।

क्या स्पॉन्सर्स ऑनलाइन विज़िबिलिटी के लिए पैसे देते हैं?

कुछ देते हैं, ख़ासकर वे जो अवेयरनेस पर केंद्रित हैं। साफ़ समझाएं कि स्पॉन्सर्स ऑनलाइन दर्शकों को कैसे दिखेंगे और नतीजे कैसे माप सकते हैं, जैसे अपने ट्रैकिंग लिंक से।

क्या स्पीकर्स इन-पर्सन इवेंट में रिमोट से प्रस्तुति दे सकते हैं?

हाँ, पहले तकनीकी रिहर्सल और बैकअप प्लान के साथ। रिमोट टॉक्स तब सबसे अच्छी चलती हैं जब मॉडरेटर हॉल से सवाल स्पीकर तक पहुँचाए।