كيف تختار المتحدثين وتقيّم مقترحات الجلسات

لاختيار المتحدثين بإنصاف، حدّد أولًا ما يحتاجه جدولك (المواضيع والمستويات والصيغ)، ثم قيّم كل مقترح بمعيار من 1 إلى 5 يطبّقه مراجعان أو ثلاثة على الأقل، وفي النهاية فقط ابنِ البرنامج بالموازنة بين الجودة وتنوع المواضيع وتنوع الأصوات. اجمع بين المتحدثين المدعوين، الذين يضمنون بعض الأسماء القوية، والدعوة المفتوحة، التي تجلب وجهات نظر جديدة. وردّ على الجميع، حتى على من لم يُختاروا.

يتناول هذا المقال كيفية اتخاذ القرار. أما كيفية صياغة الدعوة المفتوحة للمشاركة (CFP) ونشرها فنغطيها في دليل آخر على المدونة.

قبل قراءة المقترحات: حدّد البرنامج الذي تريده

إذا بدأت بقراءة المقترحات دون معيار، فستنتهي باختيار الأفضل كتابةً، لا ما يحتاجه جمهورك. قبل فتح صندوق الوارد، اكتب:

• المحاور الموضوعية وكم جلسة تريد لكل محور.
• المستويات: كم جلسة تمهيدية ومتوسطة ومتقدمة.
• الصيغ: جلسات طويلة، وجلسات خاطفة، وورش عمل، وحلقات نقاش.
• إجمالي المقاعد: عدد الفترات في الجدول، بعد استبعاد الكلمات الرئيسية والاستراحات والافتتاح.
• القيود: لغة الجلسات، وهل تقبل متحدثين عن بُعد، وهل تغطي تذاكر السفر أو الإقامة.

هذه الوثيقة هي التي تشاركها مع لجنة الاختيار. وبدونها، يقيّم كل مراجع بحسب تصوره الخاص عن الفعالية.

المدعوون مقابل الدعوة المفتوحة

	المتحدثون المدعوون	الدعوة المفتوحة (CFP)
الغرض	ضمان الكلمات الرئيسية والأسماء التي تجذب الجمهور والرعاة	اكتشاف أصوات جديدة، والتعرف على المجتمع، وتغطية مواضيع لم تتوقعها
المخاطر	تكرار الأشخاص أنفسهم دائمًا	مقترحات كثيرة متفاوتة الجودة، وعمل مراجعة أكبر
التوقيت	أولًا، قبل فتح CFP	بعد تأكيد الكلمات الرئيسية

من الممارسات الشائعة حجز جزء صغير من الجدول للمدعوين (الكلمات الرئيسية وبعض حلقات النقاش) وترك الباقي للدعوة المفتوحة. بهذا لا يُنظر إلى CFP على أنه إجراء شكلي نتيجته محسومة مسبقًا.

عند الدعوة، كن واضحًا منذ الرسالة الأولى: التاريخ، ومدة الجلسة، والموضوع المقترح، وما تغطيه الفعالية (تذاكر السفر والإقامة والأتعاب أو لا شيء)، والموعد النهائي للرد.

معيار التقييم من 1 إلى 5

معيار بسيط يعرفه جميع المراجعين يجعل الدرجات قابلة للمقارنة. المعايير المقترحة:

المعيار	1	3	5
الصلة بالجمهور	خارج الموضوع	ذو صلة، لكنه عام	يلبّي حاجة واضحة لدى جمهورك
وضوح المقترح	لا يُفهم ما سيقوله	يُفهم الموضوع، لا المسار	هدف وبنية وخلاصات واضحة
الأصالة	يكرر محتوى واسع الانتشار	مقاربة معروفة مع لمسة خاصة	تجربة أو زاوية لا يقدّمها أحد غيره
خبرة المتحدث في الموضوع	غير ظاهرة	خبرة عامة	خبرة عملية مباشرة
الفائدة العملية	نظرية فقط أو ترويج	بعض الأفكار القابلة للتطبيق	يخرج الجمهور بشيء يستطيع استخدامه

يمكنك استخدام متوسط هذه المعايير أو درجة إجمالية واحدة من 1 إلى 5 تسترشد بهذا الجدول. المهم أن يستخدم الجميع المقياس نفسه.

قواعد للجنة

• مراجعان أو ثلاثة على الأقل لكل مقترح. مراجع واحد يحوّل الاختيار إلى رأي شخصي.
• مراجعة مستقلة: يمنح كل مراجع درجاته دون رؤية درجات الآخرين.
• تضارب المصالح: من يعمل مع المتحدث أو هو صديقه المقرّب أو رئيسه في العمل لا يقيّم ذلك المقترح.
• مراجعة مجهولة الهوية متى أمكن: إخفاء الاسم والشركة في الجولة الأولى يقلل التحيز تجاه الأسماء المعروفة. وبعدها، في الجولة الثانية، يمكنك معرفة هويته لمراجعة الخبرة وتوازن البرنامج.
• تعليقات موجزة: سطر واحد يشرح الدرجة يساعد في حسم الحالات المشكوك فيها وفي تقديم الملاحظات.
• الجلسات التجارية: ضع قاعدة واضحة. كثير من المؤتمرات لا تقبل الجلسات التي هي عرض لمنتج، إلا في فترات الرعاة المحددة بوضوح على هذا النحو.

من الدرجات إلى البرنامج

الدرجات ليست الجدول. إنها قائمة مرتبة تستخدمها اللجنة في اجتماع الإغلاق:

1. اقبل المقترحات ذات الدرجات العالية دون خلاف بين المراجعين.
2. ناقش المقترحات متوسطة الدرجات أو التي اختلف عليها المراجعون بشدة. درجة 5 ودرجة 1 على المقترح نفسه تستحقان نقاشًا.
3. راجع التوازن: هل جميع المحاور مغطاة؟ وهل هناك جلسات للمبتدئين؟ وهل هناك جلسات كثيرة جدًا من الشركة نفسها؟
4. راجع تنوع الأصوات (القسم التالي).
5. أعدّ قائمة احتياطية مرتبة. تحدث دائمًا انسحابات في اللحظة الأخيرة.

التنوع: كيف تطبّقه دون خفض المستوى

البرنامج المتنوع ليس حصة تُستوفى في النهاية، بل هو شيء يُعمل عليه منذ البداية:

• انشر الدعوة في مجتمعات متنوعة: مجموعات النساء في التقنية، ومجتمعات المدن الأخرى في البلد، والجامعات العامة والخاصة، ومجتمعات الشعوب الأصلية إن كان ذلك ذا صلة بموضوعك.
• التنوع الجغرافي: في البلدان التي تهيمن عليها العواصم، تُثري دعوة متحدثين من المدن المتوسطة البرنامج وتوسّع الجمهور.
• المتحدثون الجدد: قدّم إرشادًا لتحضير الجلسة، أو فترة جلسات خاطفة لمن يتحدثون للمرة الأولى.
• احذر من حلقات النقاش المتجانسة: راجع تركيبة كل حلقة قبل نشرها.
• سهولة الوصول للمتحدثين: منصة يسهل الوصول إليها، ووقت إضافي لمن يحتاجه، وخيار جلسة عن بُعد حين يكون السفر عائقًا.
• غطِّ التكاليف متى استطعت: دفع تذاكر السفر أو الإقامة يفتح الباب لمتحدثين ليست لديهم شركة تموّلهم.

الهدف هو أن تصل أفضل جلسة ممكنة عن كل موضوع إلى منصتك، وهذا لا يحدث إلا إذا وصلت الدعوة إلى جميع الأشخاص الذين يمكنهم تقديمها.

إبلاغ القبول والرفض

حسن الرد جزء من سمعة الفعالية. من يُرفضون اليوم قد يكونون متحدثيك أو رعاتك أو حضورك غدًا.

القبول

ضمّنه: عنوان الجلسة المقبولة، والتاريخ والموعد (أو متى سيُنشر الجدول)، والمدة، وما تغطيه الفعالية، والموعد النهائي للتأكيد، وما تحتاجه (صورة ونبذة وعرض تقديمي). اطلب تأكيدًا صريحًا.

الرفض

• أرسله في تاريخ رسائل القبول نفسه، لا بعدها بأسابيع.
• اشكرهم على الوقت الذي بذلوه في المقترح.
• اشرح السياق: كم مقترحًا وصل بالنسبة إلى الفترات المتاحة، دون ذكر أرقام لا تملكها.
• إن استطعت، فقدّم سطرًا من الملاحظات بناءً على تعليقات اللجنة.
• قدّم شيئًا: تذكرة بخصم، أو مكانًا في القائمة الاحتياطية، أو دعوة للتقدّم في النسخة القادمة.

قالب موجز:

مرحبًا [الاسم]: شكرًا لإرسال "[العنوان]" إلى [الفعالية]. تلقينا هذا العام مقترحات تفوق كثيرًا الفترات المتاحة ولم نتمكن من إدراج مقترحك في البرنامج. [ملاحظات اختيارية في سطر واحد]. يسعدنا رؤيتك في الفعالية وأن تتقدّم من جديد في النسخة القادمة. وإذا توفرت فترة، فسنكتب إليك.

بعد إغلاق الاختيار، انشر البرنامج سريعًا: المتحدثون المؤكَّدون هم أفضل مروّجيك.

في BuildAConf تصل الدعوة المفتوحة إلى صندوق وارد يقيّم فيه فريقك كل مقترح من 1 إلى 5، وتقبل المقترحات دفعة واحدة وتنتقل الجلسة إلى الجدول بنقرة. وللمدعوين، يمكنك إرسال روابط شخصية أو البحث عن الملفات بحسب الموضوع واللغة والمدينة في دليل المتحدثين.

الأسئلة الشائعة

كم مراجعًا يحتاجه كل مقترح؟

اثنان على الأقل، ويفضّل ثلاثة. مع العدد الفردي يسهل حسم التعادل. إذا تلقيت مقترحات كثيرة، فوزّع العبء بحيث يقرأ كل مراجع مجموعة فرعية، مع التأكد من أن لكل مقترح عدة درجات مستقلة.

هل يُستحسن أن تكون المراجعة مجهولة الهوية؟

في الجولة الأولى، نعم متى أمكن: إخفاء الاسم والشركة يقلل التحيز تجاه الأشخاص المعروفين. وفي الجولة النهائية يمكنك معرفة هوية كل متحدث لمراجعة الخبرة وتوازن البرنامج وتضارب المصالح.

ماذا أفعل إذا أراد راعٍ جلسة؟

حدّد القاعدة قبل بيع الرعايات. أحد الخيارات هو تقديم فترة محددة بوضوح كجلسة راعٍ، خارج عملية الاختيار. أما إذا كانت الجلسة ضمن البرنامج العام، فيجب أن تمر عبر معيار التقييم نفسه الذي تمر به الجلسات الأخرى.

هل يجب أن أقدّم ملاحظات لكل المقترحات المرفوضة؟

ليس إلزاميًا، لكن سطرًا واحدًا من الملاحظات يُقدَّر كثيرًا، وخصوصًا من المتحدثين الجدد. إذا لم يتسع وقتك للجميع، فردّ على الأقل على من يطلبون ذلك وأرسل الرفض في تاريخ رسائل القبول نفسه.