कॉन्फ़्रेंस का एजेंडा स्टेप बाय स्टेप कैसे बनाएं

कॉन्फ़्रेंस का एजेंडा बनाने के लिए पहले ढांचा तय करें (दिन, हॉल और टाइम स्लॉट), फिर तय सत्र रखें (उद्घाटन, कीनोट, लंच, समापन), और सबसे अंत में स्वीकृत टॉक को विषय और स्तर के हिसाब से बांटें। ब्लॉक के बीच असली ब्रेक रखें, एक ही ऑडियंस के लिए दो टॉक एक साथ न रखें, और एजेंडा को ऐसे फ़ॉर्मेट में प्रकाशित करें जिसे वेबसाइट, ऐप, स्क्रीन और लाइव स्ट्रीम में दोबारा इस्तेमाल किया जा सके।

स्टेप 1: कंटेंट से पहले ढांचा

वेन्यू और ऑडियंस के बारे में जो आप पहले से जानते हैं, उसके आधार पर इन सवालों के जवाब दें:

कितने दिन? एक दिन का इवेंट बेचना और आयोजित करना आसान होता है। दो या अधिक दिनों में वर्कशॉप और नेटवर्किंग हो सकती है, लेकिन हर अतिरिक्त दिन लागत कई गुना बढ़ा देता है।
कितने ट्रैक (एक साथ चलने वाले हॉल)? एक ही ट्रैक से सबको साझा अनुभव मिलता है और यह कुछ सौ लोगों तक के इवेंट के लिए आदर्श है। कई ट्रैक से ज़्यादा टॉक और अलग-अलग तरह की ऑडियंस को जगह मिलती है, लेकिन ऑडियंस बंट जाती है और ज़्यादा वॉलंटियर व ऑडियो-विज़ुअल टीम की ज़रूरत पड़ती है।
कौन-सा समय? अपने शहर का सार्वजनिक परिवहन और ट्रैफ़िक ध्यान में रखें, और यह भी कि ऑडियंस छात्रों की है (जो सुबह आ सकते हैं) या प्रोफ़ेशनल्स की (जो कभी-कभी सिर्फ़ शाम को या वीकेंड पर आ पाते हैं)।

एक काम का नियम: जितने ट्रैक ज़रूरी लगें, उससे कम से शुरू करें। एक भरा हुआ हॉल तीन आधे खाली हॉल से बेहतर लगता है।

स्टेप 2: हर फ़ॉर्मेट की अवधि

कोई एक "सही" अवधि नहीं होती, लेकिन आम तौर पर ये दायरे चलते हैं:

फ़ॉर्मेट	सामान्य अवधि	उपयोग
कीनोट	30–45 मिनट	दिन की शुरुआत या समापन, व्यापक विषय
टॉक	20–40 मिनट	CFP का मुख्य कंटेंट
लाइटनिंग टॉक	5–10 मिनट	पहली बार बोलने वाले स्पीकर, एक खास आइडिया, डेमो
पैनल	40–60 मिनट	मॉडरेटर के साथ 3–4 लोगों की चर्चा
वर्कशॉप	90–180 मिनट	सीमित सीटों वाला प्रैक्टिकल सत्र

टॉक के लिए एक मानक अवधि तय करें (जैसे सभी 30 मिनट की) और सिर्फ़ अपवादों में बदलाव करें। नियमित ग्रिड से ऑडियंस अगली टॉक की शुरुआत मिस किए बिना हॉल बदल सकती है। सवाल-जवाब का समय हमेशा ब्लॉक के अंदर रखें, उसके बाद नहीं।

स्टेप 3: तय सत्र

सबसे पहले वह रखें जो हिलने वाला नहीं है:

रजिस्ट्रेशन: पहली टॉक से पहले खुलना चाहिए। अगर रजिस्ट्रेशन की कतार धीमी हो तो पहला ब्लॉक हमेशा देर से शुरू होता है।
उद्घाटन: छोटा रखें। स्वागत, स्पॉन्सर का धन्यवाद, लॉजिस्टिक सूचनाएं (वाई-फ़ाई, टॉयलेट, आचार संहिता)।
उद्घाटन कीनोट: मुख्य हॉल में, उसके साथ कुछ और समानांतर न चले।
लंच: अपने शहर के आम समय पर, जो हर देश में एक जैसा नहीं होता।
समापन कीनोट या पैनल: इससे ऑडियंस अंत तक रुकती है, जब आम तौर पर लकी ड्रॉ या स्पॉन्सर का उल्लेख होता है।
समापन और नेटवर्किंग।

ब्रेक

ब्रेक बेकार समय नहीं हैं: नेटवर्किंग इसी समय होती है और स्पॉन्सर ऑडियंस से बात करते हैं। सुझाव:

हॉल बदलने के लिए ब्लॉकों के बीच कम से कम 10–15 मिनट रखें।
एक कॉफ़ी ब्रेक सुबह के बीच में और एक दोपहर के बीच में।
बिना ब्रेक के लगातार दो घंटे से ज़्यादा टॉक न रखें।
अगर स्पॉन्सर के स्टैंड हैं, तो कॉफ़ी उनके पास परोसें।

स्टेप 4: टॉक का बंटवारा

स्वीकृत टॉक हाथ में होने पर:

हर हॉल या ब्लॉक में विषय के अनुसार समूह बनाएं। सुबह हॉल 2 में "डेटा" ट्रैक रखने से ऑडियंस को दिशा मिलती है।
टकराव से बचें: एक ही ऑडियंस को खींचने वाली दो टॉक एक साथ न रखें। अगर आपके पास रुचि का डेटा है (जैसे पिछले संस्करणों के ऐप में पसंदीदा या पहले की वोटिंग), तो उसका इस्तेमाल करें।
सबसे ज़्यादा प्रतीक्षित टॉक सबसे बड़े हॉल में।
स्तर: शुरुआती और एडवांस टॉक बारी-बारी से रखें ताकि हर ब्लॉक में सबके लिए कुछ हो।
लंच के बाद का पहला ब्लॉक: यह सबसे कम ऊर्जा का समय होता है; कोई जीवंत टॉक, डेमो या लाइटनिंग फ़ॉर्मेट रखें।
यात्रा करके आने वाले स्पीकर: उनकी फ़्लाइट का समय ध्यान में रखें और पहुंचने वाले दिन उन्हें पहले ब्लॉक में न रखें।
भाषा: अगर अंग्रेज़ी या अन्य भाषाओं में टॉक हैं, तो एजेंडा में साफ़ बताएं।

स्पीकरों से पुष्टि कराएं

प्रकाशित करने से पहले हर स्पीकर को उसका समय और हॉल भेजें और पुष्टि मांगें। टॉक प्रकाशित होने के बाद बदलने से भ्रम होता है और "कितने बजे थी?" वाले मैसेज आने लगते हैं।

स्टेप 5: दोबारा इस्तेमाल हो सकने वाले फ़ॉर्मेट में प्रकाशित करें

एजेंडा सिर्फ़ एक जगह नहीं रहता: वह वेबसाइट, ऐप, वेन्यू की स्क्रीन, स्ट्रीमिंग टीम और वॉलंटियरों तक जाता है। अगर आप उसे किसी अलग शीट में रखते हैं, तो हर बदलाव कई जगह हाथ से दोहराना पड़ता है।

न्यूनतम फ़ील्ड

हर सत्र में ये होने चाहिए: आइडेंटिफ़ायर, शीर्षक, प्रकार (टॉक, कीनोट, पैनल, वर्कशॉप, लाइटनिंग, ब्रेक), तारीख और शुरू होने का समय, समाप्ति का समय या अवधि, हॉल, भाषा, स्पीकर और एक संक्षिप्त विवरण। इन डेटा से आप कोई भी व्यू बना सकते हैं।

frab और pretalx फ़ॉर्मेट

कम्युनिटी कॉन्फ़्रेंस की दुनिया में एजेंडा साझा करने का एक डि फ़ैक्टो फ़ॉर्मेट है: frab का XML (जिसे कभी-कभी Fahrplan भी कहा जाता है)। रिकॉर्डिंग टूल, एजेंडा ऐप और स्क्रीन इसका इस्तेमाल इवेंट का प्रोग्राम पढ़ने के लिए करते हैं। कुछ उदाहरण:

pretalx, कॉल फ़ॉर प्रपोज़ल और एजेंडा के लिए एक ओपन-सोर्स टूल, अपने चेंजलॉग के अनुसार एजेंडा को frab-संगत XML के साथ-साथ iCal में भी एक्सपोर्ट करने की सुविधा देता है।
voctosched, Python में स्क्रिप्ट्स का एक ओपन-सोर्स सेट, CSV या JSON से एजेंडा को frab के XML फ़ॉर्मेट में बदलता है, और नतीजे को xmllint जैसे टूल से वैलिडेट किया जा सकता है।

फ़ॉर्मेट का ढांचा सहज है: कॉन्फ़्रेंस में दिन होते हैं, हर दिन में हॉल होते हैं और हर हॉल में इवेंट (सत्र) होते हैं, जिनमें शुरू होने का समय, अवधि, शीर्षक, प्रकार, भाषा और लोग दिए होते हैं।

यह तब भी काम आता है जब आप ये टूल इस्तेमाल न करें: अगर आपके एजेंडा में स्प्रेडशीट या साफ़ CSV में न्यूनतम फ़ील्ड हैं, तो आप उसे frab XML में बदलकर रिकॉर्डिंग सिस्टम, स्क्रीन या थर्ड-पार्टी ऐप से जोड़ सकते हैं, बिना उसे दोबारा हाथ से अपलोड किए।

प्रकाशित करते समय अच्छी प्रैक्टिस

एजेंडा जितनी जल्दी हो सके प्रकाशित करें, भले ही कुछ विवरण बाकी हों; जो लंबित है उसे "पुष्टि होना बाकी" के रूप में चिह्नित करें।
स्थानीय टाइम ज़ोन इस्तेमाल करें और उसे साफ़ लिखें, खासकर अगर रिमोट या दूसरे देशों की ऑडियंस हो।
वर्ज़न रखें: अगर कुछ ज़रूरी बदलें, तो उन्हीं चैनलों पर बताएं जहां आपने एजेंडा घोषित किया था।
"मेरा एजेंडा" व्यू दें ताकि हर प्रतिभागी अपनी पसंदीदा टॉक चिह्नित कर सके।

एजेंडा चेकलिस्ट

दिन, हॉल और सामान्य समय तय हैं।
हर फ़ॉर्मेट की मानक अवधि तय है।
रजिस्ट्रेशन, उद्घाटन, कीनोट, लंच और समापन रखे गए हैं।
ब्लॉकों के बीच कम से कम 10–15 मिनट के ब्रेक हैं।
टॉक विषय के अनुसार समूहित हैं और ऑडियंस के टकराव नहीं हैं।
हर स्पीकर के साथ समय की पुष्टि हो चुकी है।
हर टॉक की भाषा बताई गई है।
एजेंडा वेबसाइट और ऐप पर टाइम ज़ोन के साथ प्रकाशित है।
स्क्रीन, रिकॉर्डिंग और वॉलंटियरों के लिए एक्सपोर्ट तैयार है।

BuildAConf में आप दिन और हॉल के अनुसार एजेंडा बनाते हैं, जिसमें सत्र के प्रकार (टॉक, कीनोट, पैनल, वर्कशॉप, लाइटनिंग, ब्रेक) होते हैं; इवेंट की वेबसाइट और ऐप अपने-आप अपडेट हो जाते हैं, प्रतिभागी "मेरा एजेंडा" में पसंदीदा चिह्नित करते हैं, और आप एजेंडा को CSV या pretalx/frab के JSON फ़ॉर्मेट में एक्सपोर्ट कर सकते हैं (pretalx की फ़ाइल से इम्पोर्ट भी कर सकते हैं), साथ ही ऐप और रिकॉर्डिंग टीमों के लिए उसी फ़ॉर्मेट में एजेंडा का एक सार्वजनिक URL भी मिलता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

मेरी कॉन्फ़्रेंस में कितने ट्रैक होने चाहिए?

यह ऑडियंस और वेन्यू पर निर्भर करता है। पहले संस्करण या कुछ सौ लोगों के इवेंट के लिए एक या दो ट्रैक आम तौर पर काफ़ी होते हैं। ट्रैक तभी जोड़ें जब आपके पास पर्याप्त अच्छी टॉक, उपयुक्त हॉल और हर हॉल के लिए वॉलंटियर हों।

एक टॉक कितनी लंबी होनी चाहिए?

सामान्य प्रोग्राम की टॉक के लिए सवाल-जवाब के समय सहित 20 से 40 मिनट सबसे आम है। ज़रूरी यह है कि सभी की एक मानक अवधि हो, ताकि ऑडियंस शुरुआत मिस किए बिना हॉल बदल सके।

frab फ़ॉर्मेट क्या है?

यह कॉन्फ़्रेंस के एजेंडा (दिन, हॉल और सत्र) का वर्णन करने वाला एक XML फ़ॉर्मेट है, जो frab टूल में शुरू हुआ और आज pretalx जैसे अन्य टूल भी इस्तेमाल करते हैं। इससे एजेंडा को बार-बार अपलोड किए बिना ऐप, स्क्रीन और रिकॉर्डिंग सिस्टम से जोड़ा जा सकता है।

एजेंडा कब प्रकाशित करना चाहिए?

स्पीकरों की पुष्टि होते ही जितनी जल्दी हो सके। प्रकाशित एजेंडा टिकट बेचने और स्पॉन्सर जुटाने में मदद करता है। अगर कुछ विवरण बाकी हों, तो जो पक्का है उसे प्रकाशित करें और बाकी को लंबित चिह्नित करें।